Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как заполнять инвентаризационную опись в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Основным назначением является выявление имущества, фактически имеющегося в организации, сравнение его с данными бухучета, проверка полного указания в учете обязательств. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1988 № 88 утверждены формы инвентаризационных описей, однако они не являются обязательными, и организация может разработать собственные формы учетных документов. В последнем случае форма должна быть утверждена учетной политикой компании.
Основное назначение инвентаризационной описи и чем она предусмотрена
Наиболее распространенной формой является ИНВ-3 — инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей. Она применяется для отражения данных фактического наличия товарно-материальных ценностей (готовая продукция, производственные запасы и пр.) в местах хранения и на всех этапах движения их в организации.
В Приложении 3 к Приказу Министерства финансов от 30.03.2015 № 52н приведены регистры бухгалтерского учета. Рассматриваемая нами форма присутствует в этом перечне. Ее основное назначение — выявить расхождения по нефинансовым активам. Осуществляет это ответственное лицо путем сравнения данных бухгалтерского учета с фактическими результатами. По описи можно отследить:
- оценочную стоимость нефинансового актива;
- его целевую функцию;
- его фактическое количество;
- статус объекта;
- соответствие условиям признания объекта активом.
По данным этого документа можно сделать вывод об организационно-технической готовности предприятия и об обесценивании активов (при наличии).
Порядок заполнения инвентаризационной описи на примере бланка ИНВ-1а (скачать)
В бланке описи инвентаризационнойпо форме ИНВ-1 представлена информация об НМА фирмы.
ВАЖНО! Во время проведения инвентаризации следует убедиться в правильности отнесения объекта к НМА.
Как правило, составляется 2 экземпляра описи инвентаризационной. В шапке фиксируется информация о сроках проверки, а также о документах, обосновывающих начало ее проведения. После этого приводится расписка об оприходовании и списании НМА ответственными лицами.
В табличную часть описи инвентаризационной вносится информация по объектам в соответствии с данными бухучета и фактическим наличием. В случае возникновения отклонений факта от учетных данных это указывается в описи.
Инвентаризационная опись — пример и образец заполнения ИНВ-1а вы можете скачать на нашем сайте:
Рассмотрим пример заполнения инвентаризационной описи по форме ИНВ-3.
Как правильно заполнять
Есть несколько рекомендаций и требований к тому, как правильно заполнить опись товарно-материальных ценностей:
- вносить правки запрещено без присутствия МОЛ;
- в составе комитета всегда должны быть те же лица, которые были озвучены приказом;
- сведения записываются только после реального обнаружения фактического наличия ТМЦ (не со слов кого-либо).
Все результаты записываются на бумаге. При этом фиксируется как наличие, так и недостаток. На основании этого далее будут составляться акты, которые подтверждают избыток или недостачу. Если такое выявлено, то следует проводить служебное расследование или списывать все в колонку «Расходы» бухучета. На все это следует также подписывать приказы.
Кроме того, необходимо обязательно указывать:
- стоимость товарной единицы – от этого зависит, например, какая сумма будет высчитываться с сотрудника, ответственного за это;
- код продукта – так проще по артикулу проводить все процедуры;
- состояние, качество.
Последнее важно в ходе того, что ряд изделий бывает бракованным или сломанным. Они обычно продаются с большой скидкой, часто в ущерб компании, а иногда это и основание для списания. Таким образом, даже испорченные вещи обязательно должны быть зафиксированы в перечне.
Если в формуляре (в таблице) остаются свободные столбцы, то их на всю ширину места перечеркивают буквой Z, это нужно для того, чтобы не вписать туда ничего лишнего.
Подготовка и оформление инвентаризационных описей.
До начала проведения инвентаризации имущества инвентаризационная комиссия (далее – комиссия) совместно с бухгалтерией подготавливает инвентаризационные описи по соответствующим объектам инвентаризации в разрезе материально ответственных лиц (структурных подразделений) и местонахождения имущества.
Для этих целей используется инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087) (далее – инвентаризационная опись). В ней отражается следующая информация:
|
Графа |
Отражаемая информация |
|---|---|
|
1 |
Порядковый номер |
|
2 |
Наименование объекта нефинансовых активов |
|
3 |
Номер (код) объекта учета (инвентарный или иной) в соответствии с прилагаемой к объекту нефинансовых активов документацией. Для инвентарных объектов бухгалтерского учета указывается инвентарный номер, для иных – номер (код), позволяющий однозначно идентифицировать объект учета (серия, партия, заводской номер или иная информация) |
|
4 |
Единица измерения |
|
5 |
Оценочная стоимость объекта инвентаризации:
|
|
6 |
Фактическое наличие (состояние) объектов инвентаризации |
|
7 |
Сумма материальных ценностей, предназначенных для реализации (определяется путем умножения показателя графы 5 на показатель графы 6) |
|
8 |
Информация о состоянии объекта имущества на дату инвентаризации с учетом оценки его технического состояния и (или) степени вовлеченности в хозяйственный оборот. Например:
Учреждение при формировании учетной политики определяет способ указания статуса объекта учета по его наименованию и (или) коду |
|
9 |
Информация о возможных способах вовлечения объектов инвентаризации в хозяйственный оборот, использования в целях получения экономической выгоды (извлечения полезного потенциала) либо при отсутствии возможности – о способах выбытия объекта. Например: |
|
|
|
10 |
Номер (код) счета бухгалтерского учета |
|
11 |
Количество объектов по данным бухгалтерского учета |
|
12 |
Балансовая стоимость (сумм) объекта учета |
|
13 |
Количество объектов инвентаризации, по которым выявлена недостача по данным бухгалтерского учета |
|
14 |
Сумма (определяется путем умножения показателя графы 13 на результат деления показателя графы 12 на показатель графы 11) |
|
15 |
Количество объектов инвентаризации, превышающих данные бухгалтерского учета |
|
16 |
Сумма (определяется путем умножения показателя графы 15 на показатель графы 5) |
|
17 |
Количество объектов инвентаризации, в отношении которых комиссией учреждения установлено их несоответствие условиям признания активов в целях бухгалтерского учета |
|
18 |
Сумма (определяется путем умножения показателя графы 17 на результат деления показателя графы 12 на показатель графы 11) |
|
19 |
Информация, не нашедшая отражения в предыдущих графах:
|
Инвентаризация материальных запасов.
В ходе инвентаризации материальных запасов комиссия в присутствии материально ответственных лиц должна пересчитать, перевесить или перемерить имеющиеся в помещении материальные ценности. При этом не допускается внесение в описи сведений об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.
Материальные запасы (в том числе товары и готовая продукция) вносятся в инвентаризационные описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества, артикула, сорта и других данных.
Данные по таре должны вноситься в инвентаризационные описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию. На тару, пришедшую в негодность, комиссия составляет акт на списание с отражением причин порчи.
В отношении нереализованных товаров уточняются суммы наценок (скидок) согласно установленным учетной политикой учреждения размерам сумм наценок (скидок) на соответствующие товары. В случае выявленных расхождений делаются записи в графах 5, 19 инвентаризационной описи.
Отдельно следует провести проверку материальных запасов:
-
находящихся в пути;
-
отгруженных, но не оплаченных покупателями в срок;
-
находящихся на складах других организаций.
Как оформить инвентаризацию документально
Перед проведением плановой или неплановой инвентаризации необходимо издать приказ. Форму приказа организация может разработать самостоятельно. В этом случае форму разработанного документа необходимо описать в локальных документах организации и утвердить. Также можно использовать уже существующую унифицированную форму ИНВ-22. Существует также журнал учета инвентаризаций. В нем фиксируются все проведенные в организации инвентаризации. У журнала есть унифицированная форма ИНВ-23. Результаты проверки инвентаризации фиксируются в так называемых инвентаризационных описях. В описях фиксируются разные сведения об имуществе организации, например, количество, наименование, инвентарные номера и т.д. Существуют унифицированные формы инвентаризационных описей. Они приведены в следующей таблице.
| Имущество, проверяемое в процессе инвентаризации | Унифицированная форма |
| основные средства | ИНВ-1, ИНВ-18 (сличительная ведомость) |
| нематериальные активы (НМА) | ИНВ-1а, ИНВ-18 (сличительная ведомость) |
| товарно-материальные ценности | ИНВ-3, ИНВ-4, ИНВ-19 (сличительная ведомость) |
| товарно-материальные ценности, находящиеся на ответственном хранении или в пути | ИНВ-5, ИНВ-6 |
| наличные денежные средства | ИНВ-15 |
| драгметаллы, драгоценные камни | ИНВ-8, ИНВ-8а, ИНВ-9 |
| ценные бумаги и БСО | ИНВ-16 |
| дебиторская, кредиторская задолженности | ИНВ-17 |
Если при инвентаризации выявлены недостачи или излишки, оформляется сличительная ведомость. Итоговым документом, в котором отражается вся информация по проведенной инвентаризации, является ведомость учета результатов инвентаризационной проверки. Унифицированная форма этого документа — ИНВ-26.
Инвентаризация недвижимого имущества: порядок проведения
Инвентаризацию недвижимого имущества (земельных участков, зданий, сооружений, иных объектов, прочно связанных с землей, воздушных, морских и речных судов), учтенного в составе основных средств, в целом проводят так же, как и инвентаризацию других основных средств, но с учетом некоторых особенностей.
Помимо прочего, при инвентаризации недвижимости проверьте наличие документов (свидетельств о государственной регистрации права собственности и др.), подтверждающих право собственности на эти объекты (п. 3.2 Методических указаний по инвентаризации). Убедитесь, что реквизиты документа, подтверждающего право собственности, указаны в инвентарной карточке объекта.
Дополнительно проверьте и укажите в описях основные характеристики объектов недвижимости, например (п. 3.3 Методических указаний по инвентаризации):
• по зданиям — их назначение, основные материалы, из которых они построены, объем (по наружному или внутреннему обмеру), площадь (общую полезную площадь), число этажей (без подвалов, полуподвалов и т.д.), год постройки;
• по каналам — протяженность, глубину и ширину (по дну и поверхности), искусственные сооружения, материалы крепления дна и откосов;
• по мостам — местонахождение, род материалов и основные размеры;
• по дорогам — тип дороги (шоссе, профилированная), протяженность, материалы покрытия, ширину полотна;
• по земельным угодьям в сельскохозяйственных организациях — балансовую стоимость и сумму начисленной амортизации по капитальным вложениям на коренное улучшение земель, а также местонахождение земельных участков и за кем они закреплены (отделение, бригада, другое структурное подразделение) (п. 34 Методических рекомендаций по бухгалтерскому учету инвестиций, осуществляемых в форме капитальных вложений в сельскохозяйственных организациях).
В Приложении 3 к Приказу Министерства финансов от 30.03.2015 № 52н приведены регистры бухгалтерского учета. Рассматриваемая нами форма присутствует в этом перечне. Ее основное назначение — выявить расхождения по нефинансовым активам. Осуществляет это ответственное лицо путем сравнения данных бухгалтерского учета с фактическими результатами. По описи можно отследить:
- оценочную стоимость нефинансового актива;
- его целевую функцию;
- его фактическое количество;
- статус объекта;
- соответствие условиям признания объекта активом.
По данным этого документа можно сделать вывод об организационно-технической готовности предприятия и об обесценивании активов (при наличии).
Про оформление описи инвентаризации речь идёт в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49.
Так, инвентаризационную опись (ведомость) всегда составляют не менее чем в 2-х экземплярах. Иногда этот документ именуют также актом инвентаризации.
Инвентаризационная комиссия обеспечивает:
- полноту и точность заполнения инвентаризационной описи данными о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств;
- правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.
Ответственность за составление и срок хранения
После подписания всех экземпляров описи по основным средствам и ТМЦ один из них передается в бухгалтерию для выявления расхождений и составления сличительных ведомостей (унифицированная форма № ИНВ-19, ОКУД 0317017). При обнаружении недостач или излишков бухгалтерская служба предлагает варианты отражения данных фактов хозяйственной жизни организации.
По результатам инвентаризации материально ответственные лица могут быть оштрафованы по причине причинения ущерба организации.
Инвентаризационная комиссия несет ответственность за составление документов, соблюдение сроков и порядка проведения инвентаризации. Если хотя бы один из членов комиссии не присутствовал во время проведения инвентаризации, ее результаты могут быть оспорены.
Опись хранится в организации не менее пяти лет.
Если статья помогла, поделитесь ею в Facebook, ВКонтакте или Twitter. Это самый простой способ сказать нам спасибо. А задать вопросы по основным средствам, ТМЦ, нематериальным активам и налогам, а также ознакомиться с последними новостями в области бухгалтерского учета и налогообложения вы можете в наших соцсетях.
Порядок заполнения инвентаризационной описи
Предусмотрен определенный порядок составления инвентаризационной описи.
Рассмотрим общие моменты по вопросу о том, как заполнить инвентаризационную опись. Перед началом проведения инвентаризации материально ответственные сотрудники должны заполнить расписку на титульном листе описи о том, что на руках у ответственного сотрудника нет документов, не сданных в бухгалтерию, или товаров, не оприходованных на склад или не списанных со складского учета. Они должны поставить свою подпись, указать ее расшифровку и должность.
На титульном листе также необходимо указать основание проведения инвентаризации 1- приказ, распоряжение руководителя, его номер, дату. Инвентаризационной описи присваивается уникальный номер и указывается дата ее составления.
В процессе действий по инвентаризации все результаты измерений и пересчета заносятся в форму.
В обязательном порядке в описи указываются:
- артикула ценностей;
- наименования ценностей;
- единицы измерения;
- номера счетов в бухгалтерском учете данной ценности (например, товары – 41, материалы – 10, готовая продукция – 43).
В инвентаризационной описи отражаются фактическое наличие ценностей, выявленное путем инвентаризационного пересчета, а также данные бухгалтерского учета по данной единице ценности. Далее в описи подводятся итоги. Графа «код операции» заполняется, если организация использует кодификацию, в противном случае ставится прочерк. Графа 9 «номер паспорта» инвентаризационной описи (ИНВ-3) заполняется в одном случае — если инвентаризации подлежат драгоценные металлы.
В инвентаризационной описи необходимо отразить все ТМЦ, подпадающие под инвентаризацию согласно приказу. На практике обычно п. п. 1 — 9 (номер по порядку, счет, наименование ТМЦ, единица измерения, цена, инвентарный номер) заполняют в описи заранее. П. п. 10-11 о фактическом наличии заполняют в процессе пересчета (см. пример инвентаризационной описи).
Как правильно заполнять документ
Результаты проведенной инвентаризации необходимо зафиксировать на бумаге. При заполнении инвентаризационной описи в специальной графе отображается реальное наличие МЦ и недостающие сведенья. На основании выявленных испорченных материалов в ходе проведения инвентаризации составляются акты. Если будут обнаружены материальные ценности, не отображенные в учете, комиссия обязана внести их в опись. Инвентаризационная ведомость должна содержать номера имеющегося в распоряжении оборудования и уровень его исправности.
Документ составляется по форме ИНВ-3. Если присутствуют незаполненные поля, то ставят прочерки, изображающие латинскую букву «Z». Это делается с целью невозможности в дальнейшем дописывать информацию после окончания процедуры инвентаризации. Бланки формы 0504087 используются для внесения информации полученной при инвентаризации объектов относящихся к нефинансовым активам.
Порядок заполнения инвентаризационной описи на примере бланка ИНВ-1а (скачать)
В бланке описи инвентаризационнойпо форме ИНВ-1 представлена информация об НМА фирмы.
ВАЖНО! Во время проведения инвентаризации следует убедиться в правильности отнесения объекта к НМА.
Как правило, составляется 2 экземпляра описи инвентаризационной. В шапке фиксируется информация о сроках проверки, а также о документах, обосновывающих начало ее проведения. После этого приводится расписка об оприходовании и списании НМА ответственными лицами.
В табличную часть описи инвентаризационной вносится информация по объектам в соответствии с данными бухучета и фактическим наличием. В случае возникновения отклонений факта от учетных данных это указывается в описи.
Инвентаризационная опись — пример и образец заполнения ИНВ-1а вы можете скачать на нашем сайте:
Рассмотрим пример заполнения инвентаризационной описи по форме ИНВ-3.
Инвентаризационная опись, бланк которой утвержден законодательством, по своей сути — такой же документ, что и счет, накладная, акт и так далее. Как и другая бумага, она может содержать некоторые отклонения от действительного состояния. Если сравнивать реальность отражения сведений, то следует сказать, что инвентаризационная опись обладает меньшим коэффициентом репрезентативности, чем обычная товарная накладная. Чтобы правильно провести переучет, необходимо знать то имущество, которое проверяется. Качественно такую работу не может исполнить бухгалтер. Это обусловлено тем, что указанный специалист не имеет представления о товарной массе, специфике складского учета. В связи с этим при проведении проверки некомпетентные в этом вопросе сотрудники, составляя первичный документ, допускают ошибки. Инвентаризационная опись – бланк отчетности, юридический акт. Он показывает объем ответственности, которую несет перед собственником агент.
Инвентаризация товарных ценностей – это долгий и монотонный труд, в процессе которого даже внимательный работник может ошибиться и просчитаться. Для снижения риска неточностей, фирмы допускают контрольные проверки подлинности проведения инвентаризации. С этой целью избирается независимый сотрудник, к примеру главный бухгалтер, который перепроверяет наличие матценностей на складе. В случае проведения контрольной ревизии, внизу второго листа на бланке ставятся ФИО специалиста, дата проверки и подпись.
Правильное оформление документов, сопутствующих проверке (будь то опись или акт инвентаризации кассы) — гарантия точных результатов по итогу ревизии. Дополнительный контроль, присутствие материально ответственных лиц, сверка с учетными данными – все это позволяет компании произвести реальную оценку матценностей, убедиться в правильности их хранения, выявить активы, которые нуждаются в списании, и тем самым «разгрузить» складское помещение.