Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Особенности оформления акта о приеме-передаче оборудования». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В тех случаях, когда в рамках сотрудничества между двумя субъектами хозяйствования, заключившими договор, планируется передавать какие-либо материальные ценности — на основании соглашения о продаже, об аренде, или иной сделке — передаточный документ составляется с участием обеих сторон. Помимо передающего и принимающего субъекта, в отдельных случаях также может потребоваться присутствие привлекаемого профильного эксперта, подтверждающего качественные и функциональные характеристики предмета сделки.
Формы актов приема-передачи оборудования
Типовой шаблон № ОС-14 выбирают тогда, когда объектом операции выступают ТМЦ, передаваемые на склад предприятия с целью оприходования и последующей эксплуатации основных средств. Документ составляется комиссией и заполняется в двух экземплярах, после чего проходит утверждение у руководителя, либо его доверенного заместителя.
В ситуациях, когда возможность реализации регламента приемки отсутствует по объективным причинам, оформляется предварительная версия бланка, основывающаяся на результатах внешнего осмотра. Указание расхождений по качеству и количеству со сведениями, изначально заявленными отправителями, осуществляется в обычном порядке.
При предоставлении оборудования для последующего монтажа применяется еще одна стандартная форма — № ОС-15. В случае когда к работе привлекается подрядная организация — обязательным условием становится присутствие в комиссии доверенного лица подрядчика, исключающее необходимость составления дублирующей документации. Сотрудник привлеченной организации оставляет роспись в документе и получает отдельную копию.
Различного рода неисправности и дефекты, наличие которых было установлено уже в процессе проведения монтажных, испытательных и пусконаладочных работ, либо в результате прохождения контрольной ревизии, являются основанием для заполнения формы № ОС-16. Этот же бланк, наряду с шаблоном № ОС-1, применяется для зачисления оборудования, смонтированного и пригодного к последующей эксплуатации, в состав основных средств предприятия.
Для наглядности стоит привести конкретный вариант составления сопроводительной документации, сформированной в произвольном виде:
| Акт приема-передачи оборудования | |
| г. Москва | «10» января 2022 г. |
| Общество с ограниченной ответственностью «Полюс», именуемое в дальнейшем «Заказчик», в лице директора Ковалева Максима Игоревича, совершающего действия согласно Уставу, и ремонтное предприятие «Буревестник», именуемое далее «Подрядчик», выступающее от лица руководителя Игнатова Евгения Петровича, совершающего действия согласно Уставу, совместно называемые «Стороны», составили настоящий Акт о том, что на основании Договора № 31 от «8» января 2022 г. ООО «Полюс» передало, а МК «Буревестник» приняло техническое оборудование, перечень, количество и комплектация которого представлены в Приложении №1 к указанному договору. Совместное обследование, проведенное во время приемки, подтвердило соответствие требованиям эксплуатационного состояния, а также характеристикам, заявленным в рамках Договора № 31 от «8» января 2022 г. Подрядчик не имеет претензий в адрес Заказчика относительно передачи. В соответствии с п. 2.2 Договора № 31 от «8» января 2022 г., Подрядчик обязуется реализовать согласованный перечень монтажных работ в течение двух недель, и передать оборудование в состоянии, готовом к эксплуатации, не позднее 24 января 2022 года. Настоящий Акт оформлен в двух экземплярах, по одному для каждой Стороны, имеющих равнозначный правовой статус. |
Форма и структура акта
Выделить единую форму документа достаточно сложно. В общем виде акт состоит из следующих структурных элементов:
- Реквизиты стороны-получателя. Указываются все реквизиты компании – ее наименование, юридический адрес и т. д.
- Основной документ. Указывается тот документ, приложением к которому и является акт приема-передачи оборудования. Например, договор купли-продажи, аренды, передачи в ремонт или в монтаж.
- Наименование документа. В данном конкретном случае – «Акт приема-передачи оборудования».
- Информация о составлении. Указывается дата и место, где был составлен документ, а также номер акта.
- Реквизиты стороны-поставщика. Это может быть продавец, представитель торговой либо монтажной компании и т. д.
- Данные о дате. Делается отметка о том, было ли оборудование доставлено в заранее оговоренные сроки или нет.
- Информация об оборудовании. В максимально доступной форме прописываются все детали поставки – комплектность, наименование, марка, год выпуска, стоимость, масса и т. д.
- Заключение комиссии. Описываются результаты проверки оборудование на качество – техническое состояние, наличие неисправностей, повреждений, дефектов и т. д.
- Подписи обеих сторон. Это могут быть подписи представителя монтажной организации, руководителя принимающего предприятия, поставщика, ответственного за хранение или других лиц.
Как правило, при составлении акта двумя юридическими лицами, документ дополнительно закрепляется печатями предприятий.
Стоит отметить, что на практике используются и типовые формы документа, например:
- Форма ОС-15. Используется в случае передачи оборудования в монтаж – .
- Форма ОС-14. Применяется при приеме оборудования на склад в качестве основного производственного объекта – .
Об этих формах более подробно поговорим ниже в статье. Они имеют свои особенности заполнения и составления.
Отличие полной версии программы от бесплатной
- В программу интегрирован дизайнер актов и отчетов. Это дает возможность изменять акты (наряд-заказы, квитанции) как вам захочется. Вы сможете вставит фото, изменить условия ремонта и все что видите, включая валюту.
- Отчеты по кассе за любой период. Для сверки кассы и контроля работников рекомендуется ежедневная распечатка отчета по кассе.
- Когда нужно будет выдать работникам зарплату — просто откройте отчет «Выработка мастеров», который моментально все посчитает и выдаст на печать.
- В словари добавлено поле «Комплектность», теперь это тоже выпадающий список.
- При нажатии на кнопки отчетов «Акт приема» и «Акт выдачи» форма сохраняется автоматически. Кнопку «Сохранить и закрыть» нужно нажимать только если не нужно печатать акт.
- Добавлена возможность добавлять фото (во вкладке).
- добавлен поиск по имени и фамилии клиента в главном окне вместо поиска по модели. Практика показала что зачастую это единственное что помнит клиент.
- Перед печатью акта выдачи дата выдачи ставится автоматически и проверяется заполненность поля «затраты».
- Улучшена работа по сети при расшаривании папки.
- Изменены свойства «TAB ORDER» в окне приема устройства. Теперь при нажатии клавиши «TAB» окна меняются по порядку.
- Мелкие правки и исправление ошибок.
Акт приема-передачи оборудования (Форма ОС-14)
Если организация каким-либо образом связанна с техникой, данные о ней вносятся в бланк акта по приему-передаче оборудования ОС-14. Это могут быть следующие организации: производитель, поставщик (продавец), отправитель груза, получатель. В специально отведенные поля, на титульной странице, вносятся основные данные и реквизиты. Если это:
- производитель, то указать его название;
- поставщик, то указать название, адрес, телефон, реквизиты банка и ОКПО;
- отправитель груза, то указать наименование транспортной компании. Если доставку выполняет третья специализированная организация или доставка выполняется продающей или покупающей стороной, это обязательно, надо указывать;
- получатель, то указать наименование, номер телефона, реквизиты банка, ОКПО.
В дополнении, надо указать данные касательно самого транспортного средства, которое перевозило технику. А именно, разновидность транспорта, регистрационный номер, номер и дату транспортной накладной.
В качестве оснований для заполнения акта по приему-передаче техники, может быть приказ или распоряжение поступившее от руководителя, соответствующий договор.
Основная часть формы ОС-14 содержит две таблицы, в которые нужно внести информацию. В первую вносится дата, время отгрузки, время получение товара. Во втурую вносятся данные о грузе, то есть оборудовании, которое поступило на склад.
Процесс заполнения достаточно простой, чтобы иметь наглядный заполненный пример, скачайте образец в конце страницы.
Во время получения груза, комиссии необходимо сверить наличие фактического груза с тем, что указан в документе. В таблице номер 2 отражают информацию о документальном и фактически полученном грузе.
Образец оформления акта о приеме-передаче оборудования в монтаж
Акт имеет две стороны.
- На лицевую сначала вписывается название компании-заказчика с указанием кода ОКПО, а также структурного подразделения, которое приняло оборудование к монтажу.
- Затем указывается основание для формирования данного документа (здесь дается ссылка на договор с внесением его номера и даты составления).
- Ниже пишется номер самого акта и дата его написания. Слева указывается код аналитического учета и даты: сдачи объекта в монтаж и сдачи в эксплуатацию (как должно быть по договору и как получилось фактически).
- Далее указывается место составления акта (не просто населенный пункт как в большинстве документов, а полный адрес предприятия), затем вносятся названия изготовителя, поставщика и монтажной организации (напротив всех этих строк в таблице слева нужно поставить их коды ОКПО).
- После этого указывается структурное отделение (цех, участок), которое приняло объект к монтажу.
Ниже идет таблица, в которую следует внести подробную информацию об оборудовании:
- его наименование,
- номера (заводской и по паспорту),
- позицию по технологической схеме,
- тип или марку,
- дату поступления объекта на склад заказчика,
- номер акта приемки,
- количество и стоимость в рублях за единицу и «всего».
Если есть какие-то дополнительные сведения, их нужно указать в последнем столбике таблицы.
Когда применяется ОС-15?
Форма заполняется в отношении активов, которым необходимы сборка, монтаж и наладка перед вводом в эксплуатацию.
Акт о приемке-передаче оборудования в монтаж форма ОС-15 оформляется, если приведением в рабочее состояние занимается компания, не имеющая отношения к оборудованию.
Монтаж объектов основного средства может быть осуществлен своими силами или с помощью сторонних специализированных компаний. Во втором случае требуется оформление дополнительного экземпляра акта для монтажной фирмы.
По объектам, в отношении которых не требуется проведение монтажа, заполнять форму ОС-15 не нужно. Такое оборудование сразу принимается в качестве основного средства по форме ОС-1, ОС-1а или ОС-1б.
В дальнейшем смонтированный объект будет введен в эксплуатацию в качестве основного средства.
Особенности практического применения документа
Акт ОС-14 используется для оформления первого этапа приема спецоборудования в состав ОС организации – передачу его на склад. Ели объект прошел первичную проверку, его отправляют в монтаж (это действие сопровождается оформлением другого акта – по форме ОС-15).
Уполномоченный представитель компании, производящей монтаж спецоборудования и принимающей его на ответственное хранение, проставляет в экземпляре акта, остающегося у передающей стороны, свою личную подпись, а второй экземпляр забирает себе.
Если в ходе монтажа спецоборудования обнаружились какие-либо недостатки, они отражаются в акте по форме ОС-16. После завершения процесса монтажа объект включают в состав ОФ. Для этого применяется акт по форме ОС-1.
Оформляем поступление оборудования
Постановлением Госкомстата от 21.01.2003 № 7 для оформления и учета поступившего на склад оборудования, которое в дальнейшем будет использоваться в качестве объекта основных средств (ОС), предусмотрена форма № ОС-14 «Акт о приеме (поступлении) оборудования».
Скачать форму № ОС-14 в Excel можно здесь.
Конечно, использовать именно эту форму организация не обязана (Информация Минфина № ПЗ-10/2012). Она может как доработать форму № ОС-14 с учетом своих потребностей, так и использовать самостоятельно разработанную форму. Используемый для оформления поступления оборудования первичный учетный документ нужно будет закрепить в Учетной политике в целях бухгалтерского учета.
Расскажем о некоторых особенностях оформления Акта № ОС-14, которые предусмотрены Указаниями по применению и заполнению форм первички по учету ОС (Постановление Госкомстата от 21.01.2003 № 7).
Так, Акт о приеме (поступлении) оборудования составляется в 2 экземплярах комиссией, которая уполномочена на прием основных средств. Затем этот акт утверждается руководителем или уполномоченным им лицом.
Возможна ситуация, когда при поступлении оборудования на склад его качественная приемка невозможна. В этом случае составляется предварительный Акт по форме № ОС-14 по результатам наружного осмотра. А все последующие выявленные качественные и количественные расхождения с данными поставщиков, а также факты боя и лома отражаются в отдельных актах.
В акте указываются реквизиты обеих сторон сделки, поэтому они должны строго совпадать с теми, что указаны в основном документе — договоре. Это важно, чтобы не получился казус, когда из-за опечатки или неточности окажется, что соглашение составлено с одной организацией, а оборудование принято у другой.
В документе, подтверждающем приемку-передачу, обязательно присутствует список оборудования с указанием следующих сведений:
- наименования;
- марки;
- производителя;
- серийного номера;
- реквизитов документа поступления на склад;
- количества;
- стоимости.
Помимо этого фиксируются сведения, которые обнаружены в ходе предварительного осмотра оборудования:
- внешний вид, состояние;
- комплектация;
- наличие или отсутствие неисправностей, а также их полное описание, если имеются.
Заверяется документ всеми участниками комиссии и руководителями организаций, заключивших соглашение на передачу. Каждый экземпляр должен содержать оригинальные подписи.
Общие сведения о бланке и процедуре приема
Данная форма является унифицированным бланком, введена в работу Постановлением Госкомстата России №7 от 21 января 2003 года. Сейчас компаниям можно не использовать унифицированные формы, поскольку с начала 2013 года они приобрели рекомендательный характер (информация Минфина России №ПЗ-10/2012). То есть у организаций есть право дополнить форму ОС-14, а также остальные, необходимой информацией или разработать новую, главное, чтобы обязательные реквизиты документа были сохранены. Выбор любого из вариантов нужно зафиксировать в учетной политике.
Заполнять бумагу должна специальная комиссия, в обязанности которой входит прием основных средств компании и осмотр их на предмет дефектов. Утверждает документ после заполнения и подписания руководитель или сотрудник, уполномоченный на это.
К сведению! Документ может использоваться во взаимосвязи с другими. Например, после проверки оборудование отправляется на монтаж, по истечении работ заполняют бланк ОС-15 — это акт о передаче оборудования для монтажа. В случае выявления поломок или брака во время приема или испытания и работы с приборами заполняют форму ОС-16 (акт о выявленных дефектах).
Приемка оборудования может быть произведена тем подрядчиком, который будет его монтировать. В такой ситуации сотрудник, представляющий подрядчика, будет одним из членов комиссии, принимающей объект. Подрядчик как бы берет оборудование на ответственное хранение. За это он и будет расписываться в акте.
Таким образом, задача формы ОС-14 — подтвердить, что оборудование было принято, и зафиксировать все обнаруженные его недостатки.
Прежде всего, акт приема-передачи оборудования – это фиксация самого действия, в ходе которого один контрагент получает от другого контрагента некое оборудование. Помимо фиксации факта акт приема-передачи имеет и иные функции, а именно:
- фиксирует факт исполнения договорных обязательств. Например, передача объекта или предмета по договору купли-продажи свидетельствует о том, что предмет договора исполнен и купленное имущество перешло от продавца к покупателю;
- фиксирует техническое состояние передаваемого предмета, в нашем случае, оборудования;
- фиксирует количественные показатели передаваемого оборудования, а также наименования и иные характеристики этого оборудования;
- фиксирует полномочия лиц, осуществивших прием-передачу.
Форма ОС-14 (образец заполнения)
В шапке документа заполняются общие данные: наименование организации-получателя, контактные данные, банковские реквизиты, структурное подразделение, код формы по ОКУД, ОКПО. Далее заполняется основание для заполнения акта (приказ, договор), номер и дата составления, дата принятия к бухгалтерскому учету, счет, субсчет, номер амортизационной группы. Под сведениями, содержащимися в шапке документа, должна стоять подпись руководителя с указанием должности, расшифровкой подписи, даты подписания. Рядом с названием документа проставляется дата его заполнения и номер документа.
В основной части акта ОС-14 заполняется общая информация о приеме оборудования:
- Наименование продавца (компании – поставщика), контактные данные, банковские реквизиты, код по ОКПО;
- Наименование компании-изготовителя, код по ОКПО;
- Наименование компании-перевозчика, контактные данные, банковские реквизиты, код по ОКПО;
- Место приема оборудования;
- Способ, которым оборудование было доставлено, серия, номер, дата транспортной накладной;
- Наличие пломбы.
Далее форма содержит две таблицы. В первой содержатся сведения о времени приемке оборудования:
- Дата, время отправления груза со станции отправителя с указанием наименования пункта;
- Дата, время отправления груза со склада отправителя с указанием наименования пункта;
- Дата, время прибытия оборудования, место приема;
- Дата, время начала приема оборудования;
- Дата, время приостановления приема оборудования;
- Дата, время возобновления приема оборудования;
- Дата, время окончания приема оборудования.
Оборотная сторона бланка содержит вторую таблицу – сведения о поступившем оборудовании:
- Наименование поступившего оборудования;
- Заводской номер оборудования;
- Тип, марка оборудования;
- Вид упаковки оборудования;
- Единица измерения;
- Количество мест по документам компании-поставщика;
- Масса груза отправителя;
- Масса груза дороги (пристани и др.);
- Стоимость за единицу и общая стоимость;
- Особые отметки по накладной;
- Количество мест, которое было принято фактически;
- Масса груза (де-факто);
- Обнаруженные дефекты;
- Примечания.
Мы подготовили список правил, которые помогут в заполнении бланка акта приёма-передачи:
- В шапке укажите полное наименование документа, город, в котором составляется акт, и дату подписания.
- В первом абзаце пропишите сведения об участниках приема-передачи оборудования: полное наименование передающей и принимающей организаций с указанием должностных лиц (например, директора, действующего на основании Устава).
- Напишите, что настоящий документ подтверждает передачу заявленного оборудования от Стороны 1 — Стороне 2. Здесь же укажите номер договора, в рамках которого оформляете бланк акта сдачи-приёмки.
- Подробно опишите полученные активы в отдельной таблице. Она должна содержать информацию о модели, серийном номере, технических характеристиках, текущем состоянии и количестве. В отдельном столбце укажите стоимость всех позиций (с НДС или без).
- Добавьте блок об ответственности сторон.
- Укажите возможные форс-мажорные ситуации.
- Зафиксируйте количество экземпляров акта. Добавьте поля для подписей сторон, подтверждающих достоверность информации в документе.
Что это за документ и кем составляется?
Акт приема-передачи оборудования – это обязательный документ, используемый для подтверждения факта продажи или передачи оборудования от одного владельца к другому с целью его монтажа и последующего введения в эксплуатацию. Если говорить более простым языком, то данный термин обозначает документ, который свидетельствует о том, что отдающее лицо согласно с передачей оборудования другому лицу.
Данный тип документов наиболее распространен в производственной практике. Там он выступает в роли главного основательного документа, который позволяет поставить оборудование на учет предприятия. В зависимости от сложности оборудования акт может подписываться в несколько этапов. Например, при передаче нескольких технических узлов, каждый из которых поочередно проверяется на работоспособность.
В подписании акта приема-передачи оборудования участвуют руководители предприятий либо уполномоченные ими лица. Кроме того, к процессу может привлекаться и третья сторона, представленная специальной комиссией, главной задачей которой является контроль состояния оборудования, а также его качества.
После подписания документ дублируется и отдается руководителю принимающей стороны, а также стороне поставщика. После подписания уполномоченными лицами акт приема-передачи оборудования передается в бухгалтерию для последующего оформления и хранения.
Акт приема-передачи оборудования не имеет единой унифицированной формы и чаще всего составляется в произвольном виде в зависимости от особенностей основного договора, структуры предприятия, его функционирования и т. д.