Хранение первичной бухгалтерской и налоговой документации

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Хранение первичной бухгалтерской и налоговой документации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

При ликвидации организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности документы нужно сдать в государственный или муниципальный архив (п. 10 ст. 23 Федеральный закон от 22 октября 2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).

Как рассчитывать сроки хранения отчетности в 2023 году

Сроки хранения документов рассчитываются по Инструкции, утверждённой приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 237.

По общим правилам началом срока хранения документов считают 1 января года, следующего за годом, в котором документы были закончены делопроизводством. Речь идёт о годе, когда документы последний раз использовали для учёта или в ином делопроизводстве. Срок, исчисляемый годами, истекает в соответствующие месяц и число последнего года срока.

Документы, необходимые для списания безнадёжной дебиторской задолженности, хранятся пять лет после того периода, в котором долг контрагента признали безнадёжным. Например, договоры с контрагентами, письма, платёжки. Срок хранения продлевают, если срок давности по обязательству прерывался и начал течь заново.

Срок «Постоянно» означает, что документы нужно хранить постоянно, но не менее 10 лет. Если организация ликвидирована раньше окончания 10-летнего срока, документы передают на хранение в сторонний архив.

Срок «До ликвидации организации» означает, что бумаги хранятся в организации до её ликвидации, независимо от того, через сколько она наступила: раньше или позже 10-летнего срока. Перед уничтожением они подлежат экспертизе ценности и возможному включению в государственный архив.

При сроке «До минования надобности» организация сама определяет срок хранения документов, но он не может быть меньше одного года.

Срок хранения «До замены новыми» означает, что документы хранятся до их отмены и замены новыми.

Отметка «ЭПК», проставленная к срокам хранения отдельных видов документов, означает, что документы могут быть отобраны на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности.

Что делать с документами при ликвидации компании

В архив в обязательном порядке сдаются следующие документы ликвидированной организации:

• документы по личному составу организации;
• документы, сроки временного хранения которых не истекли;
• документы, относящиеся к Архивному фонду РФ (такой статус документы могут получить по результатам экспертизы их ценности).

Сроки хранения документов по бухучету

Сроки хранения бухгалтерских документов регламентированы Законом от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ. В большинстве случае он равен 5-ти годам, однако имеются некоторые особые моменты по порядку расчета этого срока.

К примеру, по первичной учетной документации, регистрам бухучета, бухгалтерской отчетности, аудиторским заключениям отсчет срока в 5 лет начинается после соответствующего отчетного периода (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). Что касается учетной политики и иной документации, которая связана с организацией и ведением бухучета, а также средств, которые обеспечивают воспроизведение электронных документов и проверку подлинности ЭП, то срок в 5 лет отсчитывается с года, в котором они в последний раз применялись для формирования бухотчетности (п. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

Оправдательные документы, которые прошли проверку, например, кассовая документация и книги, банковская документация, ордера, табели, акты о приеме или сдаче, о списании имущества, квитанции, авансовые отчеты и т.д., также нужно хранить не меньше 5-ти лет. Если же возникли споры или разногласия, то тогда документацию нужно хранить до принятия решения по делу, даже в случае, если его вынесли за пределы указанного срока (ст. 277 Перечня по Приказу № 236).

Что касается времени хранения документов о переоценке основных средств, расчете амортизации, списании основных фондов или нематериальных активов, то этот срок начинается с момента непосредственного выбытия указанных объектов (ст. 323 Перечня по Приказу № 236).

Срок хранения путевых листов — 5 лет, однако этот период увеличивается до 50 лет, когда нет иных документов, которые подтверждали бы вредные или опасные условия труда (ст. 553 Перечня по Приказу № 236).

Важно! Здесь и далее если срок указывается в 50 лет по Перечню из Приказа № 236, то он касается документов, которые созданы после 1 января 2003 года. Эти же документы, сформированные до указанной даты, необходимо хранить не менее 75 лет.

Новые сроки хранения документации

Документы, сформированные до 18 февраля 2020 года, нужно хранить в сроки, регламентированные Приказом Минкультуры от 25.08.2010 г. № 558. Если документы сформированы после указанной даты, их сроки хранения регламентированы Перечнем по Приказу № 236.

Обновленные сроки хранения наиболее важных документов:

Документ	Новый срок	Старый срок
Договор дарения имущества	До ликвидации компании	Постоянно
Договор лизинга	5 лет по окончании срока договора или выкупа объекта лизинга	Постоянно
Документы по залогу недвижимого имущества	10 лет	Постоянно
Договор мены недвижимого имущества	До ликвидации компании	5 лет
Договор поручения	10-15 лет в зависимости от вида имущества	5 лет
Договор кредита или займа с условием о залоге имущества	10 лет	5 лет
Паспорт сделки	15 лет	Постоянно
Документы о дебиторской и кредиторской задолженности	5 лет при условии погашения задолженности	5 лет
Счета-фактуры	5 лет	4 года
Документы о выплате зарплаты (если ведутся лицевые счета)	6 лет	5 лет
Реестр сведений о доходах сотрудников	5 лет	75 лет
Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, страхвзносов и иных бюджетных платежей	5 лет	Не установлен
Справка о состоянии расчетов с бюджетом	5 лет	Не установлен
РСВ	50 лет	Не установлен
Документы по переоценке ОС и амортизации	5 лет после выбытия ОС и НМА	Постоянно
Документы о списании ОС и НМА	5 лет после выбытия ОС и НМА	Постоянно
Акты приема-передачи недвижимого имущества новому владельцу	5 лет после выбытия объекта	Постоянно
КУДиР при УСН	5 лет	Постоянно

Разделение по стадиям бизнеса

Следует отметить различия в составе, согласно стадиям бизнеса. Всё зависит от типа операции. Таким образом, здесь можно выделить сделки, которые проводятся в 3 этапа. Рассмотрим каждый из них более подробно.

Первая стадия включает в себя составление договора. В результате выставляется счёт с указанием корректной суммы. Его потребуется оплатить, пока он остаётся действительным.

Вторая стадия включает оплату в рамках события. В этом случает для подтверждения используются:

• наличные расчёты, которым соответствуют кассовые чеки, квитанции к приходным ордерам и бланки строгой отчётности. Способ редко применяется в организациях в силу ограничения кассовых расчётов в размере 100 тысяч рублей. Выдача денег наличными осуществляется в форме аванса или подотчётных средств;
• электронные расчёты, которые включают эквайринг системы платежей, или для перечисления с р/с по выписке с банковского счёта.

Третья стадия основана на непосредственном получении продукции. Если товар получен, а услуга оказана покупателю, этот факт требует подтверждения. Продавец, в свою очередь, должен подтвердить факт оплаты. Если в ФНС не представлено подтверждение, то затраченные средства не учитываются в расходах. Для получения подтверждения следует предоставить:

• накладные по товарам;
• чеки на приобретаемую продукцию;
• акты на выполняемые работы и предоставляемые услуги.

Как формируется документация

Порядок оформления первичных документов в бухгалтерском учёте, отражённый в ФЗ о «Бухгалтерском учёте» и самостоятельно составленный, предусмотрен в специальной политике. Формы бланков после разработки и принятия могут постепенно обновляться или дополняться, поскольку не являются статичными.

Значимую роль играет момент даты подписания лицом, совершающим сделку или операцию, либо оформившим событие. За это отвечает сторона поставщика в момент совершения хозяйственной деятельности или позже. Данные отражаются на бумажных и на физических носителях с простановкой ЭП.

Не менее важно понятие оправдательного документа, в котором отражено сообщение относительно факта с включением реквизитов. Здесь можно выделить фиксацию гражданско-правовых отношений субъекта экономики с сотрудниками, контрагентами, госорганами или при управлении экономическими подразделениями.

Оправдательный формат отличается следующими особенностями:

• не направлены на формирование фактов хозяйственной жизни и в них нет строгих реквизитов;
• идентификация не содержит информацию для проведения учёта;
• не предназначены для первичного учёта, но содержат необходимые реквизиты.

Сроки хранения бухгалтерских документов

Сроки хранения бухгалтерской документации регламентируются Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011. Статья 29 этого закона устанавливает не менее, чем 5-ти летний срок хранения для всех бухгалтерских документов, за исключением тех, которые должны храниться все время, пока организация осуществляет свою деятельность. В то же время, согласно пункту 1 этой статьи, конкретные сроки по различным видам документации должны соответствовать правилам организации государственного архивного дела. Следовательно, в 2021 году нужно исходить из сроков, установленных Росархивом 18.02.2020, однако они не должны быть менее 5 лет.

Все операции, связанные с движением наличных денежных средств, должны отражаться в кассовой книге. Кассовая книга должна быть прошнурована и пронумерована и скреплена подписью руководителя и главного бухгалтера и печатью организации. Кстати. Для сшивания документов (особенно если их не много) совсем не обязательно покупать дорогостоящие наборы в канцелярских магазинах – используйте обычную нитку плюс иголку, результат получается тот же. Тем, кто ведет кассовую книгу в электронном виде, советуем распечатывать ее по мере необходимости. Если операций по кассе немного – раз в год, полугодие или квартал. У кого большие обороты по кассе – раз в месяц, а у кого-то может быть и стопка документов за один день. Иногда оформлять книгу в печатном виде приходится в связи с проверкой обслуживающего банка соблюдения кассовой дисциплины. На каждую операцию составляются приходные или расходные кассовые ордера. Расходные и приходные кассовые документы подшиваются вместе с отчетом кассира каждый день в хронологическом порядке с приложением документов, связанных с операцией, например, расчетной ведомостью по выплате зарплаты. При наличии ККТ необходимо каждый день снимать показания счетчика, вести журнал кассира-операциониста, а также составлять отчет по установленной форме. Более подробно с порядком ведения кассовых операций и их документальным оформлением можно ознакомиться в официальном документе ЦБ России №40 «Порядок ведения кассовых операций в РФ». Напомним, что требования к хранению кассовых документов такие же, как и по прочим бухгалтерским документам – пять лет.

Как долго хранить бухгалтерские документы?

• Данные по налогообложению – четыре года с момента окончания налогового периода.
• Регистры налогового учета и налоговую отчетность – пять лет после окончания периода.
• Документацию по уплате страховых взносов в ФОМС, ФСС, ПФР, ведомости (расчетные и платежные), больничные листы, различные документы по выплатам – шесть лет после года последнего использования документа.
• Срок хранения кадровой документации зависит от года ее создания: документы, созданные после 2003 года, хранятся 50 лет, до 2003 – 75 лет.
• Документация по расчету заработной платы – пять лет после окончания года создания документа.
• Журналы учета рабочего времени и табели – пять лет после окончания года принятия документа. Здесь существует дополнительное требование: если в них отражено время работы в опасных или вредных условиях, то сроки хранения составляют 50 лет для документов, созданных после 2003 года, и 75 – до 2003.

Чем регламентируются сроки хранения документов в организации

В Федеральном законе от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» в ст. 17 говорится:

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частью 1 статьи 23 настоящего Федерального закона.

В список «иных нормативных правовых актов Российской Федерации» входят:

«Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558;

1. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 № 1182;
2. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утв. Главархивом СССР от 15.08.1988.

Сроки хранения документов акционерных обществ определены в Положении о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс.

Перечень документов, которые необходимо хранить

Требование хранить документы бухучета в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года, закреплено в ст. 29 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. При этом под правилами архивного дела подразумевается прежде всего утвержденный Росархивом перечень документов и сроков их хранения (приказ от 20.12.2019 № 236, вступил в силу 18.02.2020).
Срок хранения налоговых документов, отчетности и приложений (дополнений) к ней также оговаривается в Налоговом кодексе. В частности, в ст. 23 НК РФ указывается, что документы (налоговые и бухгалтерские), на основании которых были рассчитаны налоги, следует хранить как минимум 4 года.

Важно! КонсультантПлюс предупреждает Отсутствие документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, может повлечь привлечение к ответственности за грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения, установленной п. 1 или п. 2 ст. 120 НК РФ. А в случае искажения налоговой базы вам грозит… Подробнее об ответственности читайте в К+. Пробный доступ можно оформить бесплатно.

В ряде федеральных законов также содержится четкое указание по перечню документов, которые необходимо сохранять определенное время (либо длительный срок). Так, в п. 1 ст. 50 закона «Об ООО» от 08.02.1998 № 14-ФЗ (далее по тексту — Закон об ООО) говорится, что сохранять в обязательном порядке среди учредительной документации потребуется еще и документы бухучета:

• подтверждающие права ООО на числящееся на его балансе имущество;
• внутреннюю документацию хозобщества;
• документы по эмиссии ценных бумаг;
• иную документацию, необходимость хранения которой оговорена федеральными законами, уставом хозобщества, локальными актами компании.

В п. 1 ст. 89 закона «Об АО» от 26.12.1995 № 208-ФЗ (далее — Закон об АО) указано, что среди обязательных для хранения учредительных документов упомянута и такая бухгалтерская документация:

• документы, подтверждающие права компании на активы, которые числятся на ее балансе;
• вся внутренняя документация;
• годовая отчетность и другие документы бухотчетности;
• документы бухучета;
• другая документация, об обязательном сохранении которой указано в уставе и/или локальных актах.

Больше информации о том, какие бывают бухгалтерские документы, вы найдете в статье «Унифицированные формы первичных документов (перечень)».

Граничные сроки хранения документов

В соответствии с постановлением ФКЦБ от 16.07.2003 № 03-33/пс для АО установлены сроки хранения бухгалтерской документации не меньше 5 лет.

Согласно информации из перечня Росархива:

• приказы и распоряжения по основному виду деятельности должны храниться постоянно, по личному составу — до 75 лет, по хозяйственным и административным вопросам — до 5 лет;
• штатное расписание — постоянно, а должностные инструкции и штатно-списочный состав — до 75 лет;
• соглашения о передаче прав на результат, полученный от интеллектуальной собственности — 5 лет после истечения срока действия договора;
• документы, которые готовятся для получения лицензии, — до 5 лет, а сами лицензии — постоянно;
• документация о передаче активов в доверительное управление — 10 лет;
• документы по операциям с ценными бумагами — до ликвидации организации;
• документы по хозяйственной деятельности — 3–5 лет;
• дела по архивному хранению документов — постоянно;
• годовые статистические отчеты, сметы — постоянно;
• документация о долгосрочном кредитовании и инвестдеятельности — постоянно;
• отчеты по выполнению госзаказов — постоянно;
• сводная (годовая) бухгалтерская отчетность — постоянно;
• декларации по всем видам налогов — 5 лет и т. д.

Полный справочник сроков хранения документации вы найдете в КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.

О том, что компании должны соблюдать законодательно установленные сроки хранения бухгалтерской документации, говорится в письмах Министерства финансов от 30.03.2012 № 03-11-11-104 и от 22.07.2013 № 03-02-07/2/28610.

Мы рекомендуем хранить бухгалтерскую документацию не менее 5 лет, чтобы не подпасть под санкции проверяющих органов.

Однако для некоторых ситуаций возможно применение иных сроков хранения:

• Документы, сопровождающие сделку по оприходованию амортизируемых активов, хранятся еще 4 года после того, как имущество было списано с баланса в результате ликвидации/отчуждения (основание — ст. 23 НК и письмо Министерства финансов от 26.04.2011 № 03-03-06/1/270).
• Первичная документация по убыточному периоду работы компании должна храниться весь тот промежуток времени, пока результаты убыточной деятельности используются для снижения налога на прибыль (основание — ст. 283 НК и письмо Министерства финансов от 25.05.2012 № 03-03-06/1/278).
• Первичка, необходимая для списания безнадежной задолженности дебиторов, должна храниться еще 4 года после того, как задолженность была признана безнадежной. При этом срок хранения продлевается, если срок давности по обязательствам дебиторов был прерван и начал отсчитываться заново (основание — подп. 2 п. 2 ст. 265 НК и ст. 203 ГК РФ).

Начальной датой отсчета для определения срока хранения бухгалтерской документации считается 1 января того года, который следует за периодом ее составления/принятия к учету (приказ Росархива от 20.12.2019 № 237).

Сроки хранения документов

Срок хранения исчисляется с первого числа первого месяца года, следующего за годом, в котором документ был исполнен. Например, в делопроизводстве было закрыто дело или в соответствии с приказом об увольнении окончено личное дело. Если документ составили в 2017 году, то срок начало его хранения исчисляется с 1 января 2023 года. Однако, из данного правила существуют два исключения:

1. Регистры для вычета НДС (книга покупок, книга продаж, журнал учета счетов-фактур). Срок, с которого определяется их хранения устанавливается по дате последней внесенной в регистр записи.
2. Документы, подтверждающие первоначальную стоимость амортизируемого имущества. Срок хранения определяется с момента прекращения начисления амортизации.

Крайний срок для хранения документов, содержащих персональные данные работников компании равняется 75 годам с момента их создания. К таким документам относят трудовые и служебные соглашения, договора ГПХ, личные карточки работников, невостребованные личные документы (например, трудовые книжки, аттестаты, дипломы, удостоверения и свидетельства).

Сроки хранения первичных документов, регистров бухгалтерского учета, отчетности

В самом начале статьи мы говорили о том, что Минфин в Информации № ПЗ-13/2015 рекомендовал для организации хранения первичных (сводных) учетных документов и регистров бухгалтерского учета в электронной форме использовать Правила организации хранения документов. В пункте 2.2 данных правил сказано, что создание документального фонда организации осуществляется путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел на основе нормативных правовых актов РФ, перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, утверждаемых в соответствии с п. 3 ст. 6 Федерального закона № 125-ФЗ, и перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов РФ, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения.

Из положений п. 3 ст. 6 Федерального закона № 125-ФЗ следует, что специально уполномоченный Правительством РФ федеральный орган исполнительной власти утверждает перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, а также инструкцию по применению этих перечней. Таким органом является Минкультуры, которое Приказом от 25.08.2010 № 558 утвердило Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

В пункте 14Инструкции № 157н предусмотрено, что сроки хранения первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности устанавливаются в соответствии с правилами организации государственного архивного дела и составляют не менее пяти лет.

Поскольку в законодательстве РФ нет прямых указаний на то, что государственные (муниципальные) учреждения при определении сроков хранения первичных документов, регистров бухгалтерского учета и отчетности используют Приказ Минкультуры РФ № 558, рекомендуем в учетной политике или положении об организации хранения документов в учреждении прописать возможность использования этого приказа для установления сроков хранения документов.

Выборочно приведем сроки хранения некоторых документов, установленные Приказом Минкультуры РФ № 558.

Вид документа	Срок хранения документа	Примечание
Отчеты по субсидиям, полученным из бюджетов:
– годовые	Постоянно
– полугодовые, квартальные	5 лет
Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.)	5 лет
Регистры бухгалтерского (бюджетного) учета (главная книга, журналы учета операций, оборотные ведомости, накопительные ведомости, реестры, книги (карточки), ведомости, инвентарные списки и др.)	5 лет	При условии проведения проверки (ревизии)
Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для составления бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, табели, акты о приеме-сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные, авансовые отчеты и др.)	5 лет	При условии проведения проверки (ревизии)

Порядок хранения документов

Законодательство обязывает организацию принимать меры к хранению документов, которые образуются в ее деятельности (п. 1 ст. 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Порядок хранения документов регламентируется следующими основными документами:

• Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ Об архивном деле в Российской Федерации ;
• Основные правила работы архивов организации, одобренные решением Росархива от 06.02.2002;
• Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Федеральной архивной службой России 06.10.2000;
• Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина СССР от 29.07.1983 №105;
• Перечень документов, которые подлежат обязательному хранению (ст. 89 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ, ст. 50 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ) — Закон об акционерных обществах и об ООО.

К ним, в частности, относятся бухгалтерские документы организации — первичные документы, регистры бухучета и бухгалтерская отчетность. Кроме того, обязанность организации хранить бухгалтерские документы предусмотрена в ст. 17 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.

Общества с ограниченной ответственностью обязаны включать положения о порядке хранения документов в свои уставы (п. 2 ст. 12 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). Акционерные общества хранят документы в порядке, установленном в постановлении ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс.

Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены/приняты к учету (п. 2.9 указаний по применению Перечня, утвержденного приказом Росархива от 6 октября 2000 г. Исключение составляют книга покупок и книга продаж.

Начало срока хранения определяется датой последней записи в них (п. 15 и п. 27 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г.

Обработанные первичные документы текущего месяца должны комплектоваться в хронологическом порядке по признаку отношения к определенному учетному регистру и сопровождаться справкой для архива.

Бланки строгой отчетности необходимо хранить в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359).

Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами также комплектуются в хронологическом порядке и переплетаются. Счета-фактуры хранятся в журналах учета полученных и выставленных счетов-фактур (п. 1 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914).

Документы текущего отчетного периода должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером , о чем говорится в п.6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете. В установленные самой организацией сроки первичные документы, учетные регистры и бухгалтерская отчетность подлежат передаче в архив организации.

Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет (п. 1 ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 №129-ФЗ О бухгалтерском учете ).

В архив передаются документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Остальные документы (срок хранения менее 10 лет) хранятся в бухгалтерии до их уничтожения. Такой порядок рекомендован в п. 3.3.1 и п. 3.3.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г..

Перед сдачей на архивное хранение дела необходимо оформить в следующем порядке (п. 3.4.2 ГСДОУ, утвержденный приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33):

• составить внутреннюю опись;
• составить лист-заверитель;
• подшить (переплести) дело;
• пронумеровать листы дела;
• оформить обложку дела.

Похожие записи:

• Когда можно пойти в отпуск на новой работе первый раз по закону
• Льготы на электричку в Красноярске в 2023 году
• Время переводим или нет в 2023 году