Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Составляем сопроводительное письмо с hr-специалистом». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Специалисты по подбору кадров для крупных компаний не рассматривают резюме без сопроводительного письма. Поэтому его текст является кратким знакомством потенциального работодателя с претендентом еще до просмотра информации об его опыте работы, образовании и успехах в профессиональном плане. Соответственно неудачно составленный текст письма может привести к игнорированию резюме.
Распространенные ошибки
Самые общепринятые недостатки, снижающие впечатление или даже вовсе могущие «зарубить» шансы на успешное рассмотрение резюме, можно свести к следующим.
- Шаблонность. Стандартные фразы, написанные «как под копирку», сводят на нет информативность сопроводительного письма. Если рекрутер, читая его, подумает, что вы копируете его для подачи на всевозможные вакансии, пишите «пропало» – цель письма не достигнута.
- Дублирование резюме. Не стоит пересказывать другими словами одну и ту же информацию несколько раз. Менеджеры по персоналу – занятые люди, ценящие свое время и не терпящие тратящих его на повторы данных. Исключение составляет контактная информация – ее не помешает написать еще раз.
- Выход за рамки делового стиля. Креатив, конечно, прекрасен, но не в деловой переписке. Юмор также неуместен, если не соответствует корпоративной культуре компании-нанимателя. Фамильярные и неформальные обращения также могут сослужить автору плохую службу. Избегайте жаргонизмов, а также «неуставных» знаков препинания, смайлов и т.п.
- Общие слова. Постарайтесь отказаться от таких удобных, но ничего не значащих выражений по типу «Я – квалифицированный специалист», «ответственный», «легко обучаюсь», «стрессоустойчив» и т.п. Все определения должны доказываться конкретными данными, доказательствами, аргументами, например: не «Я – опытный специалист», а «Я работаю в этой сфере более 5 лет».
- Орфографические и пунктуационные ошибки. Неуместны для работника на важных должностях. Грамматическая «грязь» быстро и эффективно отвращает нанимателя.
Если вы перечисляете свои навыки списком, то помните, что его может быть сложно читать. Таких сопроводительных писем очень много, и все они сливаются в сознании HR в одно.
Ваша задача – не показать, что вы подходите для вакансии. Ваша задача – показать, что вы подходите лучше остальных. Вам стоит объяснить, что отличает вас от других кандидатов и почему вас стоит позвать на собеседование. Так что лучше «разбавить» повествование о ваших навыках интересными строчками о вашей личности и, возможно, даже шутками:
Я на важном созвоне, и тут перестает работать видеосвязь. Я не такой человек, который будет писать в поддержку и ждать помощи сложа руки – я залезу (грациозно!) под стол и проверю, что все нужные устройства подключены.
Это фрагмент из настоящего сопроводительного письма. Вот чем он примечателен: во-первых, его автор не боится показаться забавным и может разрядить обстановку. Во-вторых, этот фрагмент показывает soft-skills автора: он/она обладает стрессоустойчивостью и не боится нестандартных ситуаций.
Как составить сопроводительное письмо
Сопроводительное письмо состоит из пяти частей, и для начала лучше следовать этому шаблону.
Приветствие. Как и в обычном письме, в сопроводительном нужно поприветствовать собеседника. После этого представьтесь и напишите, на какую вакансию откликаетесь. Укажите название компании и должность так, как они написаны в вакансии. Это покажет то, что вы пишете адресно, а не массово рассылаете письма всем подряд. Если вас что-то связывает с компанией, например, вы сами являетесь ее клиентом или читали книгу основателя, это можно упомянуть.
| Плохо | Хорошо |
| Хочу у вас работать. | Пишу по поводу вакансии иллюстратора, я нашла ее в Telegram-канале Х. |
| Ищу работу, поэтому решил вам написать. | Я сам являюсь подписчиком вашего приложения, очень нравятся ваши курсы по истории искусства. Буду рад, если смогу помочь в их продвижении. |
Краткий рассказ о себе. Здесь не нужно описывать свою полную биографию и свои достижения. Достаточно рассказать о том, о чем работодатель напрямую спрашивает в вакансии. Например, уточнить образование или место жительства.
Чего не стоит указывать в сопроводительном письме
А теперь настало время для «вычеркните это немедленно»:
- Не повторяйте сведения, приведенные в резюме. Кадровик не собирается заучивать их наизусть.
- Не путайтесь в показаниях: информация в письме не должна противоречить резюме. Не рассказывайте биографию. Это не мемуары.
- Не задавайте вопросов. Сделаете это на собеседовании, когда до него дойдет.
- Не используйте заезженных формулировок, канцеляризмов. Деловое письмо – не протокол осмотра места преступления.
- Красивые обороты, «ибо», заумные слова – забудьте про все это.
- Не пишите о качествах и умениях, бесполезных для новой должности.
- Не выдавайте пусть даже горячо желаемое за действительное. Правда – лучший друг кандидата.
- Избегайте неуместного юмора. «Шутку, как и соль, должно употреблять умеренно» (Пифагор).
- Не стремитесь вызвать жалость. Нужна жилетка для слез – сходите на сеанс к психоаналитику, ему за это платят.
Структура сопроводительного письма
В отличие от резюме, структура сопроводительного письма менее сложная и менее громоздкая. Она включает всего три части:
- Приветствие (или вводная часть) – необходимо поприветствовать потенциального работодателя или специалиста, ответственного за набор и приём новых сотрудников. Одновременно с этим данный раздел включает приветствие.
- Основное содержимое – кратко расскажите о себе, расскажите о привлекательности найденной вакансии, дайте информацию о своей незаменимости на данном рабочем месте, расскажите о своих сильных качествах.
- Прощание (заключение) – попрощайтесь в произвольной форме, укажите контактные данные для связи.
Длина приветствия и заключительной части составляет по 1-3 предложения, длина основного содержимого – не более двух абзацев. Возможно сокращение всего сопроводительного письма до одного абзаца из нескольких предложений.
Продемонстрируйте заинтересованность в компании
Если вы поклонник продукции этой компании, покажите знания товара и готовность его продавать. Главное — не переборщите с расхваливанием.
- Большинство кандидатов интересуются вакансиями в стартапах из-за свободного дресс-кода, удобных кресел-мешков, еды и прочих бонусов. Нет, такие условия замечательны, если сравнивать их со скучной офисной атмосферой, но для меня первоочередное место занимает сплоченный коллектив.
- Мой лабрадор нашел эту должность для меня — он хочет каждый день провожать меня на работу. Я заинтересовался вакансией и стал узнавать больше. Теперь, когда я знаю, как радикально вы хотите изменить представление об SMS-чате, я мечтаю войти в команду, чтобы приложить руку к этому.
- В детстве я хотел быть гекконом GEICO, когда стану взрослым. Со временем понял, что это глупо, но, увидев лого знакомой организации рядом с должностью администратора, понял, что это моя судьба.
- Пару недель назад я впервые побывала на фестивале Джейн Остин и осознала, что не хочу расставаться с этой атмосферой. Поэтому тут же решила просмотреть все вакансии от вашей компании.
- Недавно я искал квартиру в аренду, но столкнулся со множеством подводных камней. Тогда я подумал, что если помогу в поиске хотя бы одному человеку, все это было не напрасно. У вас я смогу помогать людям находить уютные дома ежедневно.
- Я буквально вырос в вашем зоопарке, т.к он находился прямо возле моего дома. Поэтому знаю, скольких трудов стоило сделать его одним из самых популярных мест для отдыха с семьей. 15 лет я восторженно следил за вашей деятельностью в качестве посетителя, но теперь хочу радовать гостей так, как другие сотрудники раньше радовали меня.
- Однажды, за полчаса до моего первого званого ужина я осознал, что забыл про шампанское. В итоге пришлось судорожно искать доставку продуктов в Google. Так я познакомился с вашим магазином и стал постоянным клиентом. С тех пор, не могу выбросить из головы мысль, что хочу рассказать потребителям о вашем сервисе.
- Меня устраивала прошлая работа менеджера по рекламе, но, увидев вашу вакансию PR-директора, я задумался. Я давно наблюдал за тем, как ваша компания относится к своим клиентам, и меня впечатляет этот подход.
Правила написания сопроводительного письма 2023 года
К написанию сопроводительного документа нужно отнестись серьезно и соблюсти следующие правила:
- в первую очередь ответить на вопросы, которые побудят рекрутера рассмотреть резюме: зачем именно этот специалист необходим компании и зачем ему необходимо связать свою трудовую деятельность с этой компанией;
- исключить дублирование той информации, которая содержится в резюме;
- воздержаться от восхваления компании (потенциального работодателя) и себя самого;
- не использовать шаблонные фразы.
Как правильно написать сопроводительное письмо
Один из маркеров адекватности — если письмо падает четко туда, куда указано в резюме. Если я пишу объявление на сайте с вакансиями, а соискатель пишет мне в соцсетях, это вполне нормально. А вот если один и тот же человек присылает свое резюме и на тот сайт, и на корпоративную почту, и мне в личку, и куда только может дотянуться — выглядит весьма странно.
Ориентируйтесь на длину в 3—4 абзаца. Слишком длинные письма читать никто не будет, а слишком короткие, в одну строку, выглядят отпиской.
И еще несколько советов о том, как правильно писать сопроводительные письма:
Изучайте информацию о работодателе. Если соискатели пишут, что читали наш блог или смотрели наш сайт — это уже плюс. Если они отмечают какой-то конкретный материал или идею (неважно какую), еще лучше — значит, они были внимательны, и им не все равно, в какой компании работать.
Сопроводительное письмо – особенная форма сообщения, в которой необходимо:
- кратко и понятно донести до адресата цель направляемой информации, какие действия необходимо выполнить получателю: подписать, изучить, отправить ответ, согласовать, принять документы, оплатить и т.д.;
- определить состав отправляемых или передаваемых документов ,зафиксировать количество и перечислить названия передаваемых документов;
- указать реквизиты и контакты отправляющей стороны;
- при необходимости известить о сроках, в которые получатель должен выполнить какие-либо действия после изучения направленной информации;
- довести информацию о специалисте, занимающимся подготовкой документов или решением конкретного вопроса.
Так, с базой познакомились, теперь обратим внимание на детали, о которых ни в коем случае нельзя забывать.
- Стиль письма — официально-деловой. То есть это без юмора, нелепых шуток, сравнений и красивых эпитетов. Чётко и по делу. Но из любого правила есть исключения. Если работа связана с творческой деятельностью, то письмо не помешает разбавить креативом, чтобы выделиться и запомниться.
- Размер. В основном это 3-4 небольших абзаца. Поставьте себя на место работодателя: хотели бы вы читать целый рассказ про человека, какой он хороший и почему именно он подходит, а не другие, и писем-то немало. Написать про себя нужно кратко, но со вкусом, пройдясь основными тезисами по структуре. Ведь цель — заставить прочитать рекрутера резюме.
- Будьте честными. Не используйте фразу «Если вам предлагают возможность, а вы не уверены, что сможете это делать — согласитесь, а потом научитесь это делать» Сейчас в мире, где все привирают, чтобы добиться желаемой должности, честность глубоко ценится. Даже если нет опыта работы, выражайте заинтересованность, желание развиваться, но не только самому, но и вместе с компанией, то есть ещё приносить ей прибыль.
- Проверьте письмо на ошибки. Как ни банально это звучало бы. Даже одна маленькая орфографическая ошибка может стать роковой. Стилистические ошибки или простые описки означают, что автор не серьёзно подошёл к составлению сопроводительного письма или он вообще не заинтересован в должности.
Перед отправкой, старайтесь проверить текст на наличие грамматических, пунктуационных или орфографических ошибок. Базовая проверка текстов в текстовом документе поможет сделать это легко и быстро.
Забудьте про стандартные шаблоны для подобных писем, скачанные из интернета. Они выглядят очень грубо и уже наверняка приелись рекрутеру, который посчитает вас достаточно ленивым для того, чтобы написать уникальное сопроводительное письмо, состоящее из нескольких предложений..
Не стремитесь пересказать информацию, которая уже есть в резюме. Также лишним будет указание профессионального опыта, а также опыта, не относящегося к определенной вакансии.
Шутите осторожно. В некоторых случаях юмор не уместен, а иногда его могут просто не понять. Потому используйте его только в тогда, когда уверенны, что вас поймут.
Рассказ о своем хобби также не всегда подойдет для составления сопроводительного письма. Он нужен только в том случае, если желаемая работа связана с увлечениями. Например, устройство в компанию по пошиву одежды, можно упомянуть, что в свободное время вы интересуетесь модой и даже шьете на досуге.
Плюсы от сопровождения резюме
Кроме соответствия более высоким бизнес-стандартам, которые соискатель продемонстрирует, снабдив свое резюме сопроводительным письмом, оно поможет достичь еще нескольких важных целей:
- продемонстрировать свой навык письменной речи: строгая структура резюме не дает возможности блеснуть построением красивых предложений;
- подчеркнуть мотивацию: это особенно важно для людей, меняющих сферу деятельности либо имеющих сравнительно небольшой опыт в выбранной области;
- выделить свои стороны, особенно выгодные для данной компании: в резюме эта информация подается общим блоком среди всех ваших умений и навыков;
- индивидуализировать подход к поиску работы: резюме стандартно, оно в практически неизменном виде может быть отправлено в любую компанию, а текст покажет заинтересованность именно в данной;
- показать, что вы интересовались компанией, разыскивали информацию о ней, и данные оказались для вас привлекательными.
Образец сопроводительного письма для менеджера по работе с персоналом Работа 2019
Нужно ли образцовое сопроводительное письмо, которое вы можете использовать в качестве руководства, когда вы подаете заявку на работу в качестве менеджера по работе с персоналом? Это типовое сопроводительное письмо соответствует передовым методам и подчеркивает специальную квалификацию заявителя.
Прежде чем писать сопроводительное письмо, внимательно ознакомьтесь с техническими условиями работодателя. Для достижения наилучших результатов исследуйте компанию, чтобы у вас было общее знакомство с тем, что делает организация, и клиентами, которых она обслуживает, прежде чем писать свое сопроводительное письмо.
Это сопроводительное письмо является эффективным руководством по следующим причинам.
- Письмо адресовано конкретному лицу, либо менеджеру по найму, либо персоналу персонала по персоналу, который был указан в проводке работы. Если это невозможно, быстрый звонок в компанию позволяет вам идентифицировать соответствующее лицо.
- Вы позволили потенциальному работодателю связаться с вами, предоставив домашний телефон и номера сотовых телефонов и адрес электронной почты.
- Назовите конкретную позицию, для которой вы подаете заявку, чтобы HR-рекрутер сразу узнал, для какой позиции он или она просматривает вашу сопроводительную букву и возобновляет ее.
- В сопроводительном письме с образцом указаны два наиболее важных элемента, которые квалифицируют вас для позиции в первом абзаце. Работодателю не нужно связывать точки между рекламируемой позиции и вашей квалификацией.
- Основываясь на характеристиках, навыках, опыте и ценностях, которые работодатель искал в работе, вы привлекли внимание к работодателю.
- Ваше письмо относится к нескольким пунктам опыта в прилагаемом резюме, которые квалифицируют вас для открытой позиции работодателя.
- Образец сопроводительного письма заканчивается кратким резюме ваших квалификаций и стоимостью, которую вы можете принести на работу менеджера по персоналу.
- Вы предоставляете требования о зарплате, если работодатель запросил их в проводке работы. (Да, это может показаться нецелесообразным, но удержание этой информации может сделать ваше приложение недействительным.)
- В сопроводительном письме потенциальный работодатель с положительным чувством, кем вы являетесь, и тем, что вы цените, и может принести его организации.
- Вы завершаете сопроводительное письмо призывом к действию, чтобы показать энергию и желание перейти к следующему шагу в процессе подачи заявки.
Образец и сведения об общей структуре
Сопроводительные письма относятся к документам. Значит, они должны отвечать общим правилам, связанным с деловым этикетом.
| Структура письма | Описание |
| Сначала идет приветствие | К сотруднику компании, отвечающему за прием других, рекомендуется сразу обращаться по имени и отчеству. Допустимо начинать сообщение со слов Уважаемый, либо Dear. При общении с иностранными компаниями далее пишут имя сотрудника. Иногда допустимо применять простые формы приветствия. |
| Следующая часть – основная | Здесь составитель пишет, откуда ему стало известно о должности и открытой для неё вакансии. Можно упомянуть об интересе к продукту, выпускаемому компанией. Или о том, что соискателю хочется решать новые задачи. Один из вариантов – перечисление опыта, сведения о котором отсутствуют в обычном резюме, но который помогает конкретному работодателю. Эту часть можно посвящать объяснению некоторых других вещей из резюме не в пользу соискателя. К примеру – когда и почему был перерыв в работе. |
| Заключение | Здесь благодарят за внимание и время, уделенное рассмотрению заявки. Заявляют о своей готовности встретиться с менеджером лично, чтобы решить вопросы. |
| Прощание | Указание в конце контактных данных. |