Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила заполнения уведомления о заключении трудового договора с иностранным гражданином в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Все, кто принимает на работу иностранных работников, должны уведомлять об этом управление в МВД. В соответствии с законом №115-ФЗ такое уведомление является обязательным для каждого работодателя. Трудоустраивать иностранцев могут как организации, так и индивидуальные предприниматели.
Как заполнить уведомление о заключении договора с иностранцем
В уведомлении о приеме на работу иностранного гражданина должна присутствовать информация о работодателе:
- наименование компании, действующая в ней форма собственности;
- номер ЕГРЮЛ и уточнение статуса работодателя – юридическое или физическое лицо, ИП, и тд.;
- коды – ОКВЭД, КПП, ИНН. Отметка делается при условии их наличия;
- юридический адрес и контактный телефон.
Так же указывается информация об иностранном сотруднике, с которым заключается трудовой или гражданско правовой договора:
- ФИО, дата и место рождения;
- сведения об имеющемся гражданстве;
- данные удостоверения личности иностранца;
- номер разрешения на работу;
- информация о миграционной карте – дата ее получения и номер;
- дата постановки на учет в ФМС иностранного гражданина;
- настоящий адрес регистрации;
- сведения об осуществляемой трудовой деятельности, профессия иностранца;
- вид заключенного между работником и руководством организации договора (уведомление нужно отправлять как при заключении трудового договора, так и гражданско-правового).
Способы подачи уведомления о приеме иностранца
На сегодняшний момент существует достаточно широкий выбор способов передачи уведомления в управление по миграционным вопросам.
- Можно отнести документ лично. При этом потребуется распечатка на бумаге, а также файл в электронном виде на флешке. При подаче уведомления непосредственно в управление нужно иметь при себе паспорт. Огромный плюс такого способа подачи в том, что можно на месте исправить допущенные ошибки
- Уведомление может подать представитель. Ему необходимо иметь доверенность и паспорт
- Есть возможность отправки документа по почте. При этом в обязательном порядке письмо отправляется с описью вложения. Она подтвердит, что документ подан в установленные законом сроки. Однако при наличии ошибок уведомление принято не будет и работодатель, скорее всего, получит штраф
- Электронно. Все большую популярность набирает отправка документов в электронном виде. Самым распространенным способом передачи заявлений в электронном виде является отправка через портал Госуслуг. Иногда региональные управления предусматривают прием документов через электронную почту
Пункт 1. Сведения о работодателе
В первом пункте необходимо указать сведения о работодателе или нанимателя по договору гражданско-правового характера.
- Организационно-правовой статус работодателя или нанимателя;
- Коды ОКВЭД;
- ОГРН для организации или ОГРНИП для индивидуального предпринимателя;
- Адрес местонахождения работодателя или нанимателя;
- Сведения о контактном номере телефона.
Пункт 3. Реквизиты разрешительных документов
В третьем пункте требуется указать, согласно каким документам мигрант имеет право осуществлять деятельность на территории Российской Федерации. Дополнительно в этом пункте указываются данные о работе в вашей компании.
- Тип договора;
- Профессия мигранта, или на какую должность принимается иностранец;
- Дата, когда был подписан трудовой договор;
- Фактическое место работы.
Срок уведомления УФМС о приеме на работу и увольнении иностранного гражданина
Работодатель обязан уведомить миграционные органы о заключении трудового договора с иностранцем в течение 3 рабочих дней. Срок очень короткий, а штрафы за его нарушение – очень существенные. Этот момент обязательно надо учитывать еще до момента оформления иностранца на работу. Аналогичные сроки действуют и для подачи уведомлений об увольнении иностранцев. Причем за их нарушение предусмотрена точно такая же ответственность.
К счастью, наличие возможности уведомлять ГУВМ о приеме на работу (увольнении) иностранцев существенно упрощает эту процедуру и соблюдать сроки теперь не так уж и сложно. Главное, не забывать о них.
Пример расчета срока уведомления: трудовой договор с иностранцем заключен 2 марта 2020 года. Подать заявление в ГУВМ об этом надо не позднее 5 марта. Отсчет начинает идти с 3 марта (считается со дня следующего за датой заключения договора).
Заполнить и подать уведомление о приеме на работу или увольнении иностранца совсем несложно. Достаточно внести данные работодателя и сотрудника в регламентированный бланк. Готовые документы подать в ГУВМ можно лично, по почте или на портале Госуслуги. Но важно, помнить о том, что уведомить миграционную службу надо за 3 рабочих дня максимум. Иначе могут последовать серьезные штрафы или другие негативные последствия для компании, должностных лиц и самого сотрудника.
Образец заполнения уведомления о заключении трудового договора с иностранцем
Форма уведомления утверждена приказом МВД России «О формах…» от 10.01.2018 № 11 и содержится в приложении № 13 к нему (форма 13 — уведомление о заключении трудового договора).
Бланк заполняется в следующем порядке:
- Указывается наименование органа МВД на региональном уровне, который примет уведомление.
- В п. 1 указываются:
- статус работодателя (юрлицо, ИП и т. д. — нужное отмечается крестиком);
- вид экономической деятельности по ОКВЭД;
- название работодателя (например, «индивидуальный предприниматель Петров Иван Иванович»);
- регистрационные номера, выданные при регистрации юрлица, ИП и т. д.;
- ИНН и КПП (при их наличии);
- местонахождение организации или гражданина;
- контактный телефон.
- В п. 2 указываются:
- Ф. И. О. иностранного гражданина;
- его гражданство;
- место рождения (государство и населенный пункт);
- дата рождения;
- паспортные данные;
- номер миграционной карты (если есть) и дата ее выдачи (при наличии);
- адрес места пребывания или жительства;
- дата постановки на учет по месту пребывания или жительства.
- В п. 3 необходимо указать данные разрешения на работу или патента (номер, серию, дату выдачи, наименование выдавшего органа, срок действия). В следующей графе прописывается основание для работы иностранца без разрешения и патента, если таковое имеется (например, статья закона, позволяющая работать без указанных документов). Далее указываются профессия иностранца, как она обозначается в классификаторах (ОКСО, ОКПДТР, ОКЗ), а также (после простановки крестика в поле «трудового договора») дата заключения трудового соглашения и адрес места работы иностранца.
- В конце уведомления необходимо расписаться за то, что работодатель предупрежден об ответственности за сообщение заведомо ложных сведений, поставить печать (если есть), указать дату, сведения о доверенности, если уведомление подается представителем, а также его паспортные данные.
Общие положения об уведомлении госорганов о заключении трудового договора с иностранным гражданином
Основным нормативным правовым актом по вопросам подачи уведомлений о заключении договора с иностранным гражданином в настоящее время является приказ МВД РФ «О формах и порядке уведомления МВД РФ…» от 10.01.2018 № 11 (далее — приказ № 11).
Приказ № 11 принят во исполнение положений законодательства об уведомлении о заключении трудового договора с иностранными гражданами, в частности закона «О правовом положении иностранных граждан в РФ» от 25.07.2002 № 115-ФЗ (далее — закон № 115-ФЗ).
Так, согласно п. 4.7 ст. 13 закона № 115-ФЗ уведомление о трудовом договоре иностранного гражданина подается организацией, содействующей трудоустройству иностранцев, в течение 3 дней после приема на работу. Уведомление о заключении договора с иностранцем в силу п. 8 ст. 13 закона № 115-ФЗ также должны подавать и сами работодатели.
Уведомление МВД о расторжении трудового договора и увольнении иностранного гражданина
При увольнении иностранного гражданина работодатель в обязательном порядке должен отправить уведомление о расторжении трудового договора с иностранным гражданином в МВД.
Пошагово процесс подачи уведомления в МВД об увольнении иностранца выглядит следующим образом:
1. Заполнение бланков уведомлений об увольнении. 2. Проверка заполненных бланков на ошибки. 3. Простановка печати организации на заполненных бланках. 4. Подача уведомления в МВД лично, по почте или через интернет. 5. Получение отрывной части уведомления об увольнении иностранца с печатью госоргана
Важно!
Уведомление МВД о прекращении трудового договора с иностранцем нужно отправить в течение 3х дней с момента прекращения этого договора.
Другими словами, у работодателя есть всего 3 рабочих дня на то, чтобы уведомить МВД об увольнении иностранца, при этом отсчет начинается не с текущей даты расторжения договора, а со следующего дня после расторжения договора с иностранным гражданином.
Например, вы уволили иностранца, расторгнув договор с ним 14 января 2021 года, тогда крайний срок подачи уведомления о расторжении договора в МВД будет 17 января, так как отсчет трехдневного срока начнется с 15 января, то есть на следующий день после расторжения трудового договора.
Уведомление об окончании трудового договора необходимо подавать на каждого увольняемого работника отдельно.
Уведомление об увольнении иностранного гражданина с работы работодатель может предоставить лично, заказным письмом по почте с уведомлением о вручении и описью вложения или в электронной форме по интернету через Единый портал государственных услуг.
Важно!
При направлении уведомлений о заключении и прекращении трудового договора в электронной форме используется усиленная квалифицированная электронная подпись..
Важно!
Если вы собираетесь отправлять в МВД уведомление об увольнении иностранного гражданина в 2021 году или о расторжении гражданско-правового договора с иностранцем по почте, тщательно проверьте заполнение бланка уведомления об увольнении с работы, так как в случае, если сотрудники миграционной службы обнаружат ошибки, МВД не примет уведомление, что в свою очередь навлечет на организацию штраф за несвоевременное уведомление об увольнении иностранца из компании.
Вы можете уведомления об увольнении иностранного гражданина здесь или попробовать найти такой же бланк уведомления о расторжении трудового договора с иностранцем на официальном сайте МВД.
Скачать инструкцию по уведомлению об увольнении иностранных граждан можно по ссылке.
Уведомление МВД о расторжении трудового договора и увольнении иностранного гражданина
При увольнении иностранного гражданина работодатель в обязательном порядке должен отправить уведомление о расторжении трудового договора с иностранным гражданином в МВД.
Пошагово процесс подачи уведомления в МВД об увольнении иностранца выглядит следующим образом:
1. Заполнение бланков уведомлений об увольнении. 2. Проверка заполненных бланков на ошибки. 3. Простановка печати организации на заполненных бланках. 4. Подача уведомления в МВД лично, по почте или через интернет. 5. Получение отрывной части уведомления об увольнении иностранца с печатью госоргана
Важно!
Уведомление МВД о прекращении трудового договора с иностранцем нужно отправить в течение 3х дней с момента прекращения этого договора.
Другими словами, у работодателя есть всего 3 рабочих дня на то, чтобы уведомить МВД об увольнении иностранца, при этом отсчет начинается не с текущей даты расторжения договора, а со следующего дня после расторжения договора с иностранным гражданином.
Например, вы уволили иностранца, расторгнув договор с ним 14 января 2021 года, тогда крайний срок подачи уведомления о расторжении договора в МВД будет 17 января, так как отсчет трехдневного срока начнется с 15 января, то есть на следующий день после расторжения трудового договора.
Уведомление об окончании трудового договора необходимо подавать на каждого увольняемого работника отдельно.
Уведомление об увольнении иностранного гражданина с работы работодатель может предоставить лично, заказным письмом по почте с уведомлением о вручении и описью вложения или в электронной форме по интернету через Единый портал государственных услуг.
Важно!
При направлении уведомлений о заключении и прекращении трудового договора в электронной форме используется усиленная квалифицированная электронная подпись..
Важно!
Если вы собираетесь отправлять в МВД уведомление об увольнении иностранного гражданина в 2021 году или о расторжении гражданско-правового договора с иностранцем по почте, тщательно проверьте заполнение бланка уведомления об увольнении с работы, так как в случае, если сотрудники миграционной службы обнаружат ошибки, МВД не примет уведомление, что в свою очередь навлечет на организацию штраф за несвоевременное уведомление об увольнении иностранца из компании.
Вы можете уведомления об увольнении иностранного гражданина здесь или попробовать найти такой же бланк уведомления о расторжении трудового договора с иностранцем на официальном сайте МВД.
Скачать инструкцию по уведомлению об увольнении иностранных граждан можно по ссылке.
Заполняем уведомление о приеме на работу иностранца
Документ может быть оформлен вручную, на компьютере или машинописным способом. Все данные вводятся на русском языке без зачеркиваний, сокращений отдельных слов, не допускается ввод аббревиатур (кроме официальных).
Если имеющихся в форме граф для отражения значимой информации оказалось недостаточно, работодатель дополнительно заполняет приложение к уведомлению (дополнительный лист) с обозначением поля, которое дополняется. Если документ содержит более одного листа, все страницы надо пронумеровать и прошить, на последней странице указывается количество прошитых листов, что заверяется подписью ответственного за подачу бланка лица.
Как пошагово заполнить уведомление о приеме иностранного гражданина на работу:
1. Вводится наименование территориального органа МВД, в который направляется уведомление.
2. Вводятся данные работодателя – знаком «Х» или галочкой обозначается статус нанимателя (ИП, юрлицо, физлицо и т.д.), наименование предприятия или ФИО частного предпринимателя, нотариуса, код ОКВЭД вида деятельности, коды ОГРН (ОГРНИП), ИНН, КПП. Обязательно вписывается адрес компании или место жительства предпринимателя (индекс, регион, населенный пункт, улица, номер дома, офиса или квартиры).
3. Контактный телефон работодателя.
4. Второй раздел документа посвящен информации об иностранном гражданине, который устроился на работу на территории России. Вписываются полностью фамилия, имя и при наличии отчество. Далее обозначается гражданство работника. Если работодатель располагает данными о месте рождения сотрудника, название государства (по возможности и населенного пункта) вводится в соответствующее поле. Обязательно надо указать дату рождения работника и его паспортные данные (наименование удостоверяющего документа с его реквизитами – серия, номер, дата выдачи и орган, оформивший бланк).
5. В третьем блоке приводится информация о характере выполняемой работы. Здесь также указываются документы, разрешающие трудоустройство в РФ – патент, разрешение на работу. Если речь идет о лицах, работающих без оформления патента или соответствующего разрешения по основаниям, перечисленным в Законе от 25.07.2002 г. № 115-ФЗ, заполняется пункт 3.1 формы. В этой части документа осуществляется детализация законодательной базы, ставшей основой для трудоустройства. Далее вписывается наименование специальности иностранца, тип заключенного с работником соглашения (трудовой контракт или ГПХ), дата начала трудовых отношений, адрес реализации трудовой функции.
Способы подачи документа
Способы подачи уведомления следующие:
- личное посещение ГУВМ. Работники отделения проверят документ на правильность. Гражданам, действующим соответствующим методом, следует иметь при себе документацию, которая подтверждает личность и полномочия;
- почта России. Допускается исключительно отправка письмом по объявленной ценности. К нему прилагается опись содержимого конверта и два экземпляра. Одна бумага останется на почте, вторая – в ГУВМ. Работник почтового отделения выдаст отправителю подписанный отрывной лист. Его необходимо сохранить как доказательство соблюдения срока подачи;
- электронная почта, если подобные отправки предусмотрены тем отделом ГУВМ, которому уведомитель желает отправить документ.
На какой срок заключается трудовой договор по патенту
Прежде действовала норма, в соответствии с которой с лицом из другой страны, работающим в РФ по патенту, компании имели право заключать договор исключительно на период, пока эта бумага сохраняла силу.
При ее переоформлении требовалось соответственно заключать и новое соглашение. Так как разрешение действует в течение года, после чего необходимо обращаться за новым, соответствующей была длительность и контракта.
В настоящее время он может быть бессрочным, что означает, что необходимость получения нового разрешения никак не влияет на его действие.
За самим этим документом следует снова обратиться в ГУВМ МВД, а трудовое соглашение по умолчанию остается в силе.
С другой стороны завершение действия патента является основанием для расторжения контракта при желании работодателя.
Отдельный случай — привлечение иностранца на временную или сезонную работу. В такой ситуации бессрочное соглашение не рекомендуется, следует оговорить срок, в течение которого сотрудник будет трудиться в компании.
Общие правила составления уведомлений и примеры
Порядок оформления бланков:
- Сведения вписывают на русском языке.
- Можно заполнять бумаги на компьютере. Если информацию вносят от руки, пишут разборчиво, печатными буквами. Не принимаются бланки, в которых допущены ошибки, зачеркивания, исправления, помарки.
- Для каждого работника, если их несколько, оформляют отдельный документ. Не допускается внесение данных на 2 и более сотрудников в один бланк.
- В бланке заполняют все поля. Нельзя оставлять пустые графы за исключением случаев, если данные вносит физическое лицо. Это позволяет пропускать некоторые строки.
- Нельзя сокращать слова. Допускается использовать только общепринятые «официальные» аббревиатуры, сокращения. Когда не хватает срок, чтобы вписать полностью всю информацию, берут дополнительную бумагу. Указывают порядковый номер бланка, название графы, куда не уместились сведения.
- На каждом бланке ставят номер. Бумаги сшивают. Последний лист заверяют.
- На документах ставят печать организации.
В начале бланка указывают полное наименование территориального органа МВД, куда предоставляют информацию.
В первый раздел вписывают данные работодателя, заказчика услуг:
- статус – юридическое лицо, индивидуальный предприниматель и т.д.;
- вид деятельность по ОКВЭД – данную графу не заполняют, если сведения вносит физическое лицо;
- номер документа, подтверждающего регистрацию в РФ, свидетельства о постановке на учет в налоговой инспекции и т.д.;
- адрес предприятия, офиса;
- действующий телефон для связи.
Во втором параграфе указывают сведения о гражданине:
- Ф.И.О. – отчество вписывают при наличии;
- подданство;
- место, дату рождения;
- данные об удостоверении личности, которое в России принимается как таковое;
- номер миграционной карты, число выдачи, если документ имеется;
- адрес регистрации.
В третий раздел вносят информацию о бумаге, на основании которой иностранец может осуществлять трудовую деятельность в РФ.
В бланке указывают и другие сведения:
- должность, на которую принимают гражданина;
- тип заключенного соглашения, дату его подписания;
- адрес предприятия, по которому будет работать человек.
Особенности оформления на работу подданных других стран
Важно учитывать некоторые особенности приема на работу мигрантов:
- Если новый сотрудник приехал из страны, въезд из которой осуществляется на основании визы, руководитель предприятия обязан получить соответствующее разрешение.
- Можно брать на работу только граждан старше 18 лет. Работа несовершеннолетних мигрантов не допускается.
- Если руководитель хочет принять на работу специалиста из государства, въезд из которого возможен только при наличии визы, для начала нужно подать заявление, подтверждающее потребность в таком сотруднике, затем получить соответствующее разрешение, оформить приглашение на въезд в РФ для конкретного работника.
- Если по роду деятельности требуется прохождение медицинской комиссии, работодатель обязан направить в медцентр персонал за свой счет.
Что делать отелю, если в нем остановился иностранец
Проверьте документы, которые подтверждают право пребывания иностранца в Российской Федерации:
- паспорт,
Поставьте иностранца на миграционный учет сразу, как прибыл, или на следующий рабочий день. Для этого заполните уведомление о прибытии гражданина, но сразу в миграционную службу документ не подавайте. На отрывном талоне уведомления сделайте отметку, которая подтверждает, что иностранец заселился в гостиницу по всем правилам.
И сразу передайте отрывную часть уведомления приезжему. После этого уже направляйте сведения в МВД. Один экземпляр уведомления оставьте при этом себе, если уведомляете органы на бумаге.
Если в электронном виде — изначально у гостиницы будет один экземпляр уведомления, который она и оставит себе.
Ведите журнал регистрации иностранцев — в бумажном или электронном виде. В журнале указывают:
- имя и паспортные данные иностранца;
- название организации, в которую приехал иностранец (для туристов — маршрут следования);
- регистрационный номер и срок действия прописки;
- срок действия визы;
- номер, в котором будет проживать иностранец;
- дату регистрации и дату отъезда.
Журнал потребуется при проверке миграционной службы, а также его может попросить участковый.
При выезде иностранного гражданина подайте в органы не позднее 12 часов дня, следующего за днем отъезда, уведомление об убытии иностранца с места пребывания. Если иностранец выезжает в нерабочий день, уведомите органы в ближайший рабочий день. Результат: иностранца снимут с учета по месту пребывания.
Что делать работодателю, если иностранец живет на его территории
Если иностранный работник будет проживать в помещении вашей организации, поставьте иностранца на миграционный учет. Для этого подайте в территориальный орган МВД уведомление о прибытии иностранного гражданина. Общий срок, мы уже писали выше, — 7 рабочих дней со дня приезда иностранца.
На отрывном талоне уведомления о прибытии МВД или МФЦ — смотря куда подавали документ — делает свою отметку о том, что иностранца поставили на учет. Работодатель — принимающая сторона передает иностранному гражданину отрывную часть уведомления. Если уведомление подавали в электронной форме, прежде распечатайте документ.
При увольнении работника-иностранца снимите его с регистрации. Для этого подайте новое уведомление в МВД — об убытии (снятии с учета). По вахтовым работникам — в течение 7 рабочих дней со дня отъезда иностранца.
По остальным работникам срок подачи уведомления об убытии в законе не прописан, но работодатель сам заинтересован аннулировать регистрацию иностранца по своему адресу как можно скорее. Логично ориентироваться на те же 7 рабочих дней со дня выезда гражданина.
Независимо от того, где живет приезжий сотрудник, работодатель обязан уведомить МВД о заключении и расторжении трудового или гражданско-правового договора с иностранцем. Срок заполнения и подачи документа — 3 рабочих дня Подробно о таком уведомлении рассказали в отдельной статье.