Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как списывать картриджи для принтера». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Офис невозможно представить без техники и, как минимум компьютеров и принтеров. Как правильно вести учет расходов на картриджи и их заправку Поступающие на предприятие картриджи на основании сопроводительных документов (накладных, копий счетов, кассовых чеков) следует приходовать по дебету счета 10, субсчет 9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности». Если приобретенные активы используются для производственных целей, то их стоимость относится к расходам по обычным видам деятельности (п. п. 5, 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации») и учитывается на счетах учета затрат (20, 23, 25, 26, 44).
Как грамотно вести учет расходов на картриджи?
В бухгалтерском учете списание МПЗ в расходы осуществляется одним из методов, предусмотренных пунктом 16 ПБУ 5/01: по себестоимости каждой единицы, по средней себестоимости, по себестоимости первых по времени приобретения материально-производственных запасов (способ ФИФО). Выбор применяемого метода отражается в учетной политике. Признаются данные расходы в учете в том периоде, в котором они имели место (п. п. 16, 17, 18 ПБУ 10/99).
Списание оргтехники с баланса
После того, как у организации на руках есть акт технической экспертизы и акт об утилизации — можно переходить к списанию офисного оборудования в бухучете.
Первоначально надо списать стоимость ОС и суммы накопленной амортизации или обесценения.
Обесценение — новое понятие, которое появилось с началом использования ФСБУ 6/2020. Оно означает, что балансовая стоимость актива выше, чем сумма от его использования или продажи. Компании, ведущие упрощенный учет могут не проверять ОС на обесценение, они могут продолжат считать балансовую стоимость как разницу между первоначальной стоимостью и амортизацией.
Для учета обесценения рекомендовано открывать отдельный субсчет на счете 02.
При выбытии основного средства накопленную амортизацию и обесценение списываем на снижение первоначальной стоимости:
Дт 01 «Выбытие» — Кт 01.1 — списана первоначальная стоимость;
Дт 02 («Амортизация» или «Обесценение») — Кт 01 «Выбытие» — списана накопленная амортизация (обесценение).
Расходы на демонтаж, утилизацию, проводимые сторонней компанией отмечаем в учет проводкой:
И в заключение списывается балансовая стоимость утилизированной оргтехники:
Результат от списания ОС (разница между стоимостью по балансу и расходами на его выбытие с одной стороны, с учетом поступлением денег от выбытия ( см. ниже ) отражается в отчете о финансовых результатах свернуто ( т. е. в виде конечного результата от операций по ОС ).
Бывает, что при утилизации офисной техники компания получает какие-либо рабочие запчасти. В этом случае перед списанием балансовой стоимости ОС надо принять их к учету:
Дт 10 (41, 08) — Кт 01 «Выбытие».
Организация должна руководствоваться ФСБУ 5/2019 «Запасы», ПБУ 16/02 «Информация по прекращаемой деятельности» при оценке тех частей списываемой техники, которые она собирается продать.
В бухгалтерском учете такие запчасти можно оценить двумя способами:
- по размеру балансовой стоимости утилизируемого ОС и расходов на извлечение и подготовку к продаже ТМЦ;
- предполагаемой стоимости реализации ТМЦ за минусом расходов на извлечения и предпродажной подготовке.
Выбирается наименьший показатель.
Ответственность за неправильную утилизацию оргтехники
За нарушение правил утилизации отходов могут предприятие могут наказать (ст. 28 закона № 89-ФЗ «Об отходах»).
За нарушение правил утилизации опасных отходов (п. 1 ст. 8.2 КоАП):
- от 10 тысяч до 30 тысяч рублей — должностное лицо;
- от 30 тысяч до 50 тысяч рублей или приостановление деятельность на срок до 90 суток — ИП;
- от 100 тысяч до 250 тысяч рублей или приостановление деятельность на срок до 90 суток — компанию.
Кроме этого к ответственности могут привлечь и за осуществление деятельности без лицензии, когда она обязательна (п. 2 ст. 14.1 КоАП):
- от 4 тысяч до 5 тысяч рублей — должностное лицо;
- от 40 тысяч до 50 тысяч рублей — компанию.
Картриджи списываются актом расхода в том подразделении, которое является их получателем.
Документ включает в себя необходимые сведения о списываемых ценностях: наименование, количество, учетную цену и сумму по каждому наименованию, номер (шифр) и (или) наименование заказа (изделия, продукции), для изготовления которого они израсходованы, либо номер (шифр) и (или) наименование затрат, количество и сумму по нормам расхода, количество и сумму расхода сверх норм и их причины; в необходимых случаях указываются количество изготовленной продукции либо объемы выполненных работ (п. 98 Методических указаний по учету материально-производственных запасов, утв. Приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. N 119н).
Порядок составления акта расхода материалов, а также перечень подразделений, для которых он предусмотрен, устанавливаются организацией самостоятельно.
Вместо оформления акта можно дополнить требование-накладную по форме N М-11 еще одним реквизитом, который расшифрует назначение использования «картриджей» и позволит списывать материалы в расход с помощью одного модифицированного документа.
При этом форму требования-накладной следует утвердить в учетной политике в качестве документа, подтверждающего расходование материалов.
Списание картриджей в бюджетных учреждениях
Бюджетные учреждения, пользующиеся принтерами и другой оргтехникой, должны пользоваться инструкцией №148. В ней говорится, что перед списанием расходного предмета создается комиссия, отвечающая за выбытие активов из эксплуатации. Именно комиссия определяет пригодность картриджа к последующему использованию, заправке или ремонту, либо контейнер должен быть списан и утилизирован. Если проверяющую комиссию создать не представляется возможным, её обязанности переходят на сотрудника, отвечающего за техническое состояние оргтехники.
Когда находящиеся на балансе отработанные картриджи признаны нерабочими, их можно отдать на утилизацию и получить акт переработки, либо заключить договор с фирмой, которая заберет отработанные изделия, предоставив взамен новые расходники согласно акту передачи-приема. При этом фирма также должна предоставить бумаги, подтверждающие утилизацию старых контейнеров.
В идеале все коммерческие и бюджетные учреждения должны с заботой относиться к окружающей экосистеме, и не выбрасывать опасный мусор на свалки. Тогда экологическая обстановка в государстве выйдет на новый уровень.
Утилизация кассового аппарата после списания
ККТ относится к основным средствам производства, ведь она напрямую используется в деятельности предпринимателя или организации. Поэтому отражать ее списание следует согласно Методическим указаниям по бухучету основных фондов, которые утверждены Приказом Минфина № 33н от 20 июля 1998 года. Они предполагают следующие шаги:
1. Создание комиссии, принимающей решение о списании основных средств. Приказ о создании комиссии издает руководитель. Членами такой комиссии обычно являются: руководитель отдела, кассир, за которым закреплена утилизируемая касса и бухгалтер.
2. Оформление акта о списании. Для этого предусмотрена специальная форма — ОС-4. В ней нужно в обязательном порядке указать:
- причину, по которой эксплуатировать кассовую технику более невозможно (моральный износ, нецелесообразность модернизации, неустранимая неисправность
и т. п. ); - характеристики кассы, которую списывают (марка, инвентарный и заводской номер, время нахождения в эксплуатации, начальная и остаточная стоимость по балансу);
- подпись руководителя комиссии, ее членов;
- дату выдачи акта.
Затем следует передача акта о списании в бухгалтерию для дальнейшего оформления утилизации.
Налоговики должны проверить, совпадает ли информация в памяти ККТ с данными кассового журнала. Для этого нужно подготовить такие документы:
- заявление по стандартной форме (о снятии ККМ с учета);
- коды статистики (содержатся в учредительной документации фирмы или ИП);
- паспорт лица, подписавшего заявление;
- паспорта ККМ и ЭКЛЗ;
- договор с сервисным центром, где касса была на обслуживании;
- документы на помещение, где она была установлена (собственность или аренда).
Если снимаете с учета кассу с онлайн-накопителем, нужно прибавить еще отчет о его закрытии. Однако это не требуется, если касса сломана или украдена.
Заявление нужно подписать и подать датой не позже рабочего дня, следующего за тем, когда решили снять прибор с учета (создали акт о списании). Работник налоговой, приняв заявление, поставит соответствующую отметку. Затем, рассмотрев заявление, налоговая выдаст документ о снятии техники с учета. На это отводится максимум 5 дней.
В деталях кассовой аппаратуры содержатся как опасные, так и потенциально ценные элементы. Первые (тяжелые металлы, токсичные соединения) нужно обезвредить, а вторые (ценные металлы, цветмет) извлечь. Этим и занимаются специализированные фирмы.
Физлицу или ИП нужно обратиться в одну из таких компаний и заключить с ней договор, по которому:
- будет проведена экспертиза кассовой техники с подготовкой сопровождающей документации;
- техника будет вывезена и доставлена для утилизации по нужному адресу;
- проводится собственно утилизация — переработка цветных металлов, обезвреживание небезопасных элементов, захоронение их на специальном полигоне.
Иногда организации или предпринимателю нужно списать старую технику, образца до 2002 года. В налоговой в качестве основного средства такая касса уже не числится. В этом случае остаточная стоимость в 2002 году будет относиться на «затраты переходного периода», бухучет при этом продолжит начисление амортизации. Поэтому возникнет разница в налоговом и бухучете.
Списывая такую технику, данную разницу нужно будет признать в качестве постоянной величины (которая равна остаточной стоимости к моменту списания). Данная разницы будет влиять на налог на прибыль. В этом случае складывается такая ситуация, при которой в бухучете касса только списана, по в налоговом — это произошло уже давно. В связи с этим потребуется доначислить налог на прибыль.
Как правильно списать расходные материалы?
Напоминаем, что отпуск материальных запасов происходит с учетом их фактической стоимости, а при невозможности ее определения — по средней фактической стоимости. Такой порядок диктует пункт 108 Инструкции № 157н.) Пользоваться можно только тем способом определения цены, который прописан в учетной политике компании. Он действует в течение года.
Если отработавшие устройства списываются по фактической цене — в бухгалтерском учете гарантированно будет меньше ошибок в расчетах. А списание по усредненной цене позволяет сохранить список номенклатуры в рамках разумного.
Неиспользованные в работе картриджи и прочие сменные части вполне можно реализовать через скупку. Такой способ практикуется многими организациями.
Одна из компаний, занимающихся выкупом невостребованных расходников — «Принтальянс» работает не только на территории Москвы, но и в других регионах страны.
Учет расходов на картриджи
Программа для ведения учета расходных материалов для принтеров и ксероксов. Содержит информацию: откуда что получено, когда, кому что выдано, что осталось на складе, количество принтеров, их марка, тип и местонахождение. Выбор картриджей для принтеров.
В начале свой программистской карьеры я пришел в организацию, где мне, как самому молодому, поручили обслуживание принтеров. Обслуживание включало в себя, кроме всего прочего, так же заказ тонера, картриджей и лент для принтеров и их замену. После того, как я понял, что в голове всё не удержишь (у нас было одних LX-1050+ — 22 шт., матричных принтеров — 4 типа, струйных — фирмы Epson — 9 модификаций, HP струйных — 3 мод., HP лазерных — 2 мод., Lexmark струйных — 2 мод., Lexmark лазерный — 1 мод. Общее кол-во принтеров приближалось к 50) , я решил написать небольшую программу учета принтеров и картриджей. Тем более, начальство считало, что на расходные материалы тратится слишком много денег, и с меня требовали каждый месяц отчет: кому, что и сколько.
Программа написана на Access 97, легко конвертируется в Access 2000 и XP. Позволяет вести учет принтеров: где, у кого, и сколько; картриджей: у кого купили, кому выдали, сколько на складе. По марке картриджа определить к каким принтерам он подходит, и по марке принтера выбрать картриджи.
Программа писалась для себя, поэтому справки к ней нет. Но разобраться довольно легко. Можно подстроить под себя, добавить требуемые формы и отчеты.
Как я и писал выше, база была написана в начале моей программистской деятельности, так что прошу строго не судить.
На какой счет оприходовать принтер
Суть вопроса Выберите удобный для вас способ контроля за сохранностью малоценного имущества и пропишите его в учетной политике для целей бухучета. Заполняйте такую карточку учета малоценного имущества на каждый объект. А записи в нее делайте на основании приходно-расходных документов (приходных ордеров, накладных на отпуск материалов и др.) в день совершения операции.
Например, при перемещении из одного отдела организации в другой или при выбытии из вашей фирмы. Благодаря такой карточке учета малоценного имущества вы всегда будете знать, когда и кто получил эти объекты, как долго они использовались в деятельности и когда были списаны. Кроме того, если налоговики попросят в ходе проверки документы, подтверждающие движение недорогого имущества, вы сможете предоставить им данную карточку.
Акт списания оборудования
Как оформить акт списания оборудования, расскажем в нашей консультации. Если оборудование не пригодно к использованию в силу физического или морального износа, допущенных повреждений при монтаже или вообще было утрачено по любой причине, оно подлежит списанию. Обязательной к применению формы акта для такого случая нет.
Поэтому организация может разработать такой первичный учетный документ самостоятельно и закрепить его в своей .
Составлению акта на списание обычно предшествует проведение инвентаризации и составление инвентаризационной описи и сличительной ведомости (если выявлена недостача оборудования).
Если необходимо подтвердить непригодность оборудования к использованию, может быть предварительно составлен акт технического состояния оборудования для списания. Акт технического состояния в данном случае являлся бы документом-основанием для списания. Он может быть составлен по образцу дефектной ведомости, который мы приводили .
Отдельного разъяснения требуют такие виды имущества, как калькуляторы и печати (штампы). С одной стороны, как упоминалось выше, эти объекты по товароведной классификации относятся к канцтоварам. С другой – согласно Общероссийскому классификатору продукции ОК 005-93, утвержденному постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 301 (ОКП) и ОКДП они к канцелярским принадлежностям не отнесены. Чтобы калькуляторы и печати (штампы) не причислять к основным средствам, необходимо документально подтвердить, что эти принадлежности служат менее 1 года. Это будет затруднительно. Как правило, на калькуляторы устанавливается гарантийный срок не менее 1 года, что в соответствии с пунктом 44 Инструкции № 157н должно учитываться при определении срока полезного использования. Печати (штампы), по крайней мере, ненаборные, изготавливаются более чем на 1 год. В соответствии с пунктом 44 Инструкции № 157н это означает, что их ожидаемый физический износ превышает 12 месяцев.
Рассмотрим, имеет ли значение с точки зрения удобства ведения учета классификация канцелярских принадлежностей длительного использования как основных средств или как материальных запасов:
|
Аспект учета |
Особенности учета |
|
|
как материальных запасов |
как основных средств до 3000 рублей включительно |
|
|
Учет ведется |
Материально ответственными лицами в Книге (ф. 0504042) или Карточке учета материальных ценностей (ф. 0504043) по наиме- нованиям, сортам и количеству |
В Карточке количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041) в порядке, установленном учреждением в рамках формирования учетной политики |
|
Поступление на соответствующий счет учета |
На основании первичных учетных документов (накладных поставщика и т. п.) |
На основании Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210) в условной оценке 1 рубль за 1 штуку (если в учетной политике не указано иное) или по фактической цене (если это определено в учетной политике) |
|
Внутреннее перемещение |
На основании Требования-накладной (ф. 0315006), Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210) |
На основании оправдательных первичных документов (тип документа не регламентирован) |
|
Списание |
На основании Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210), Акта списания материальных запасов (ф. 0504230) |
На основании акта приема-передачи, акта о списании (формы соответствующих актов не регламентированы) |
Итак, в учете основных средств стоимостью до 3000 рублей включительно нет жесткой регламентации в рамках Инструкции № 157н, в отличие от материальных запасов.
У материальных запасов есть два преимущества. Во-первых, они могут быть списаны при передаче в эксплуатацию (Инструкция № 157н допускает их списание на основании Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210)), в то время как основные средства списываются только при их физическом выбытии. Во-вторых, учреждения имеют большую свободу в закупках материальных запасов, чем в приобретении основных средств. Именно поэтому бухгалтеры стремятся классифицировать канцелярские принадлежности длительного использования как материальные запасы.
Преимущества системы LiveSklad
Программа работает автоматически и строго на законных основаниях. В первую очередь это касается соблюдения ФЗ №152 «О персональных данных». Помимо грамотного построения рабочего процесса и учета деятельности компании система предоставляет клиентам следующие преимущества:
- Конфиденциальность данных и использование современных систем для их эффективной защиты. Доступ к информации клиентов имеют только разработчики системы, передача третьим лицам исключена;
- Доступ к системе возможен с любого устройства;
- Выгодная альтернатива бухгалтерской программе 1С;
- Круглосуточная работа технической поддержки, готовой предоставить консультацию по телефону или в специальном чате;
- Минимизация времени на обработку заказов и ускорение работы с клиентами и поставщиками на всех этапах выполнения задач.
При покупке программы для учета заправки картриджей LiveSklad на год предоставляется скидка 20%. Внедрение программы LiveSklad позволяет сделать весь рабочий процесс грамотным и эффективным. Новым пользователям доступно бесплатное использование программы в течение семи рабочих дней, чтобы оценить весь ее функционал и неоспоримые преимущества.
Программа для учета заправки картриджей LiveSklad может стать основной для построения растущего бизнеса и его вывода на новый уровень. Для предпринимателей, только начавших свою деятельность, система эффективно облегчит процесс ведения бухгалтерии.
Что можно относить к канцелярским товарам
Сюда обычно причисляют все приспособления, которые предназначены для написания, оформления и печати документации.
Среди основных экземпляров:
- ручки и карандаши;
- фломастеры, маркеры, текстовыделители;
- бумага, белая и цветная;
- картон;
- блокноты, блоки для заметок.
Отдельно стоит учесть скрепляющие детали:
- скрепки, скобы;
- клей;
- папки, дела, скоросшиватели.
Сложно представить предприятие без устройств. Среди организационной и механической техники:
- пишущие машинки;
- калькуляторы;
- сканер;
- дырокол;
- степлер.
Также нельзя забывать о шкафах, в которых все это будет стоять, о школьных портфелях и прочих видах изделий, которые можно отнести на этот счет.
В этой категории находится рекламная продукция, которая выдается работникам для распространения и использования. Списывать следует все, что находится на балансе и в реальности уже было израсходовано.
Как списать канцелярские товары: документальное оформление в бюджетном учреждении
Важно здесь проверять, что снимается с учета и в каком количестве, потому что у налоговой обязательно вызовут вопросы 10 калькуляторов каждый месяц, которые использует отдел из 2 человек.
Чаще производится покупка мелких КТ за наличный или безналичный расчет, в первом случае это обычно приобретение подотчетным лицом, во втором – перевод на расчетный счет в пользу поставщика.
Неважно, будут они передаваться на склад или сразу пойдут на использование работниками, следует произвести их оприходование в бухучете. Для этой процедуры специалисту понадобится:
- накладная;
- кассовый и товарный чеки.
На основании первого документа бухгалтер составит ПКО, в котором будут указаны наименования всех КТ, которые были приобретены. Также прописываются единицы измерения и количества приобретенных штук. Вписывается материально ответственное лицо, которое осуществило покупку и то, на чей склад зачисляется товар.
Шапка ведомости будет выглядеть так:
|
№ |
Ф. И. О. сотрудника |
Ед. изм. |
Объем |
Подпись |
Ее заполняет МОЛ, когда выдает со складских помещений людям в расходование. В конце месяца он закрывает ее, сверяет наличие по факту с виртуальными остатками, и передает в бухгалтерию. Эти бумаги допускается закрывать в другой период, если это установлено внутренним распорядком.
На основании этого файла бухгалтер составляет требование-накладную на списание канцтоваров. Она отражает общие выданные КТ и подшивается к остальным документам месяца.
Стоит помнить, что, если организация небольшая и работников, которые пользуются КТ, не много, то ведомость необязательна. Когда движение канцелярии небольшое, можно сразу пользоваться требованием-накладной и списывать на этом основании. В дополнение составляется акт.