Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оформление инвентаризации при смене материально ответственного лица Россиия». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если в организации меняется материально ответственное лицо, то нужно соблюсти определенный порядок действий для передачи матценностей. Все начинается с приказа руководства о смене МОЛ и передаче ценностей от одного работника другому. Далее проводят инвентаризацию для проверки наличия всех имеющихся объектов под ответственностью прежнего МОЛ.
Акт инвентаризации – Образец 2019 года
Акт инвентаризации – один из самых главных документов, составляемый инвентаризационной комиссией по специальной установленной форме, утверждённой соответствующим постановлением, и представляет собой ни что иное, как документированное подтверждение фактического наличия всех материальных ценностей компании, её денежных средств и бланков имеющимся записям в соответствующих регистрах ведущегося на предприятии бухгалтерского учета.
Инвентаризации подлежат все активы и обязательства фирмы, она проводится, чтобы выяснить, соответствует ли фактическое наличие объектов на предприятии тому, что указано в регистрах бухучета.
В ряде случаев инвентаризация обязательна: при смене материально-ответственного лица, перед составлением годового баланса, при реорганизации, ликвидации и т.д. (п. 22 приказа Минфина РФ от 28.
12.2001 № 119н).
Проведение инвентаризации должно быть оформлено документально.
Для этого составляются соответствующие приказы, акты проведения инвентаризации, описи инвентаризационных объектов, сличительные ведомости, различные справки, журналы учета.
Все документы о результатах инвентаризации составляются как минимум в двух экземплярах. Проверять наличие имущества комиссия должна только в присутствии материально-ответственных лиц.
Порядок документального оформления передачи текущей работы новому МОЛ
- Ситуация:
- Вопросы по документальному оформлению и БУ ухода в отпуск МОЛ (вопрос необходим для семинара).
- Вопросы:
- 1) Как правильно оформить документы: инвентаризационную опись и акт приема-передачи, когда происходит смена МОЛ, например МОЛ уходит в отпуск (с учетом форм включенных в альбом форм Общества).
2) Если будет оформлена коллективная материальная ответственность, например договор заключен с двумя сотрудниками и один из них уходит в отпуск, нужно ли оформлять передачу между МОЛ или т.к. это коллективная ответственность то ни чего не нужно оформлять?
Ответ:
Вопрос 1
В соответствии с п.1.5 Методических указаний по инвентаризации № 49 проведение инвентаризаций обязательно при смене материально ответственных лиц (на день приемки — передачи дел).
При этом инвентаризация проводится только в части имущества, закрепленного (числящегося) за соответствующим должностным лицом.
Для проведения соответствующих мероприятий может привлекаться не постоянно действующая инвентаризационная комиссия организации, а созданная (создаваемая) рабочая инвентаризационная группа (комиссия).
При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризации может быть возложено на нее (п.2.2 Методических указаний по инвентаризации № 49).
Законодательство не ставит в зависимость особенности оформления инвентаризационной описи от ситуации, при которой проводится инвентаризация. Зависимость установлена от вида инвентаризируемого имущества.
Таким образом, при смене МОЛ используются формы инвентаризационных описей в зависимости от числящегося за МОЛ имущества (форма ИНВ-1, форма № ИНВ-3 и пр.) (п.2.14 Методических указаний по инвентаризации № 49).
- Инвентаризация проводится в день приема-передачи имущества между МОЛ в общем порядке с оформлением всех необходимых документов.
- Пример отдельно.
- При передаче материальных ценностей новому МОЛ оформляется также акт приема-передачи товарно-материальных ценностей.
- Основанием для заполнения данных акта являются результаты проведенной инвентаризации (инвентаризационные описи).
- В акте приема-передачи отражаются:
- — наименование передаваемых товарно-материальных ценностей,
- — их количество,
- — цена за единицу,
- — стоимость по каждой позиции,
— должности, Ф.И.О., и росписи МОЛ (сдающего и принимающего материальные ценности).
В обязательном порядке в акте приема-передачи указывается дата, на которую приведены данные о наличии материальных ценностей.
После выхода (по окончании болезни и др.) материально-ответственного лица на работу (к примеру, после отпуска) в очередной раз проводится инвентаризация, оформляются инвентаризационные описи и акт приемки-передачи.
В бухгалтерском учете, при смене МОЛ (уходит в отпуск, увольняется и т.д.), проводки не формируются. Необходимо произвести соответствующие изменения в «Справочниках МОЛ», в соответствии с которыми осуществляется изменение аналитики в бухгалтерском учете.
- В случае, если в результате инвентаризации были выявлены излишки или недостача, то, выявленные расхождения отражаются в на счетах бухгалтерского учета в общем порядке:
- дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» кредит счетов 41 «Товары», 10 «Материалы» и др. — стоимость недостающих материальных ценностей;
- дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» кредит счета 94 — сумма недостачи, отнесенная за счет виновного лица;
- дебет счета 73, субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» кредит счета 98 «Доходы будущих периодов», субсчет «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей» — на разницу между рыночной стоимостью по недостающим ценностям (именно по указанным ценам в соответствии с действующим законодательством определяется размер ущерба) и их балансовой стоимостью.
- Вопрос 2:
В соответствии со ст. 245 ТК РФ договор о коллективной (бригадной) материальной ответственности составляется с целью возложения полной материальной ответственности за недостачу вверенных ценностей заранее установленной группе лиц.
При этом выше указанной статьей предусмотрено распределение ответственности между членами коллектива (бригады) как по их решению, так и по решению суда.
Таким образом, закон не пререзюмирует распределение ответственности между членами коллектива (бригады) в равных долях.
Совет
Пунктом 1.6. Методических указаний № 49 установлено, что при коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся:
- — при смене руководителя коллектива (бригадира),
- -при выбытии из коллектива (бригады) более пятидесяти процентов его членов,
- — по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).
Аналогичное требование содержится в п.10 Приложения № 4 к Постановлению Минтруда РФ от 31.12.2002 N 85 «Внеплановые инвентаризации проводятся при смене руководителя Коллектива (бригадира), при выбытии из Коллектива (бригады) более 50 процентов его членов, а также по требованию одного или нескольких членов Коллектива (бригады)».
- Соответственно, если будет заключен договор о коллективной (бригадной) ответственности с двумя сотрудниками, и один из них уходит в отпуск, то инвентаризацию с оформлением всех необходимых документов следует провести, если:
- — в отпуск уходит руководитель коллектива (бригадир),
- — требование о проведении инвентаризации выражено вторым сотрудником.
- Результаты инвентаризации так же отражаются в инвентаризационной описи, при наличии расхождений оформляется сличительная ведомость.
- При этом следует отметить, что по нашему мнению, при заключении договора о коллективной ответственности, при уходе одного МОЛ в отпуск, акт приема-передачи не оформляется.
Как организуют процедуру смены материально-ответственного лица?
Материальная ответственность – обозначение для обязанности подчиненных возместить ущерб работодателю, если такое произойдет. Назначение такой ответственности требует оформление приказов со стороны руководителя. Со сменой МОЛ связано несколько условий, обстоятельств:
- получение другой должности;
- увольнение;
- обстоятельства с похожим характером.
Сначала организуют инвентаризацию. Потом оформляют прием и передачу финансового потока вместе с остальными ценностями.
Оформление приказа от директора остаётся обязательным требованием вне зависимости от оснований и условий. Унифицированной формы бланка не разработано, каждая организация имеет право выбрать свой вариант. Допустимо использовать существующие бланки.
Приказ на смену – не единственный документ, оформляемый при передаче. После издания этого приказа с новым сотрудником подписывают типовое соглашение, действующее для таких ситуаций. Соглашение используют для фиксации материальной ответственности. Последняя бывает полной либо частичной.
Отсутствие унифицированных форм приводят к негативным последствиям для работодателей. Документ с большой вероятностью признают незаконным, если письменные основания для принятия решения отсутствуют.
Для фиксации назначения МОЛ применяют такие документы:
- локальные нормативные акты компании;
- должностные инструкции;
- дополнения к соглашению;
- оформление приказа по смене лиц.
Следующий набор реквизитов обязателен для документа:
- Описание кандидатуры на указанную должность.
- Само слово «приказываю».
- Цели и основания, по которым организуют процедуру.
- Наименование документа.
- Наименование учреждения.
- В приказе можно отдельно назначить лицо, ответственное за выполнение требований и указаний. Обязательно наличие подписи руководителя и даты составления документа.
- В приказе расписываются также новый сотрудник и подчинённый, который отвечает за контроль.
- Надо указать инициалы указанных граждан вместе с расшифровкой, должностями.
Инвентаризация по основным средствам
Инвентаризация – действие работодателя, предполагающее проверку сохранности имеющегося имущества. Или удостоверяется наличие либо недостача по ценностям.
Процедуру организуют в промежутке между увольнением старого и приемом нового сотрудника.
Первый шаг – подготовка документов, ставших основанием для приема новых сотрудников на должность. После этого действия совершаются в следующей последовательности:
- Выпускают приказ, где четко говорится об инвентаризации.
- Назначают дату проведения.
- Назначают членов комиссии, наделенной соответствующими полномочиями.
В приказе назначают день сбора заинтересованных лиц там, где хранят ценности:
- вновь принятые работники;
- тот, кто собирается уволиться;
- члены, составившие комиссию.
После составляют акт инвентарной проверки, в зависимости от того, как складываются обстоятельства. Первой идет вводная часть акта, где указывают такие сведения:
- Причину составления. Например, факт передачи имущества.
- Состав комиссии.
- Время и место составления.
- Наименование документа.
Предшествующие акты приемки, очередной инвентаризации используют для сравнения имеющейся информации.
Перечень товара или других ценностей копируют из бумаг, составленных ранее. Составляется список, на основании которого изучается содержимое склада. Или другого места хранения, если оно предусмотрено текущим местом работы.
Базовая часть документа тоже содержит целый ряд информации:
- для каждой инвентарной единицы указывают отдельный порядковый номер;
- наименование инвентарных единиц;
- количество в зависимости от применяемых единиц измерения;
- сведения о присутствии имущества, либо его отсутствии;
- подписи обеих сторон – и той, что принимает, и передающей.
Последней идёт дата проведения мероприятия. Главное – чтобы она совпадала с информацией, присутствующей в приказе. Подписи сторон и членов комиссии удостоверяют подлинность сведений.
При смене материально ответственного лица в обязательном порядке проводят инвентаризацию. Один сотрудник передаёт свои полномочия и дела другому в документальном виде. Инвентаризация позволит избежать возникновения возможных проблем в будущем.
Следует отметить, что работодатель не вправе принуждать подчинённого к подписанию договора о полной материальной ответственности. Работник всегда может отказаться.
Если речь идёт об ответственности за какое-то конкретное имущество, подлежащее строгому учёту, имеет смысл составить акт приёма-передачи этих самых товарно-материальных ценностей. Хотя на практике компании ограничиваются инвентаризацией.
Работник получит статус ответственного лица только после подписания договора. Сам по себе приказ не возлагает на подчинённого материальную ответственность.
Порядок документального оформления передачи текущей работы новому МОЛ
- Ситуация:
- Вопросы по документальному оформлению и БУ ухода в отпуск МОЛ (вопрос необходим для семинара).
- Вопросы:
- 1) Как правильно оформить документы: инвентаризационную опись и акт приема-передачи, когда происходит смена МОЛ, например МОЛ уходит в отпуск (с учетом форм включенных в альбом форм Общества).
2) Если будет оформлена коллективная материальная ответственность, например договор заключен с двумя сотрудниками и один из них уходит в отпуск, нужно ли оформлять передачу между МОЛ или т.к. это коллективная ответственность то ни чего не нужно оформлять?
Ответ:
Вопрос 1
В соответствии с п.1.5 Методических указаний по инвентаризации № 49 проведение инвентаризаций обязательно при смене материально ответственных лиц (на день приемки — передачи дел).
При этом инвентаризация проводится только в части имущества, закрепленного (числящегося) за соответствующим должностным лицом.
Для проведения соответствующих мероприятий может привлекаться не постоянно действующая инвентаризационная комиссия организации, а созданная (создаваемая) рабочая инвентаризационная группа (комиссия).
При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризации может быть возложено на нее (п.2.2 Методических указаний по инвентаризации № 49).
Законодательство не ставит в зависимость особенности оформления инвентаризационной описи от ситуации, при которой проводится инвентаризация. Зависимость установлена от вида инвентаризируемого имущества.
Таким образом, при смене МОЛ используются формы инвентаризационных описей в зависимости от числящегося за МОЛ имущества (форма ИНВ-1, форма № ИНВ-3 и пр.) (п.2.14 Методических указаний по инвентаризации № 49).
— должности, Ф.И.О., и росписи МОЛ (сдающего и принимающего материальные ценности).
В обязательном порядке в акте приема-передачи указывается дата, на которую приведены данные о наличии материальных ценностей.
После выхода (по окончании болезни и др.) материально-ответственного лица на работу (к примеру, после отпуска) в очередной раз проводится инвентаризация, оформляются инвентаризационные описи и акт приемки-передачи.
В бухгалтерском учете, при смене МОЛ (уходит в отпуск, увольняется и т.д.), проводки не формируются. Необходимо произвести соответствующие изменения в «Справочниках МОЛ», в соответствии с которыми осуществляется изменение аналитики в бухгалтерском учете.
- В случае, если в результате инвентаризации были выявлены излишки или недостача, то, выявленные расхождения отражаются в на счетах бухгалтерского учета в общем порядке:
- дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» кредит счетов 41 «Товары», 10 «Материалы» и др. — стоимость недостающих материальных ценностей;
- дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» кредит счета 94 — сумма недостачи, отнесенная за счет виновного лица;
- дебет счета 73, субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» кредит счета 98 «Доходы будущих периодов», субсчет «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей» — на разницу между рыночной стоимостью по недостающим ценностям (именно по указанным ценам в соответствии с действующим законодательством определяется размер ущерба) и их балансовой стоимостью.
- Вопрос 2:
В соответствии со ст. 245 ТК РФ договор о коллективной (бригадной) материальной ответственности составляется с целью возложения полной материальной ответственности за недостачу вверенных ценностей заранее установленной группе лиц.
При этом выше указанной статьей предусмотрено распределение ответственности между членами коллектива (бригады) как по их решению, так и по решению суда.
Таким образом, закон не пререзюмирует распределение ответственности между членами коллектива (бригады) в равных долях.
Совет
Пунктом 1.6. Методических указаний № 49 установлено, что при коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся:
Аналогичное требование содержится в п.10 Приложения № 4 к Постановлению Минтруда РФ от 31.12.2002 N 85 «Внеплановые инвентаризации проводятся при смене руководителя Коллектива (бригадира), при выбытии из Коллектива (бригады) более 50 процентов его членов, а также по требованию одного или нескольких членов Коллектива (бригады)».
- Соответственно, если будет заключен договор о коллективной (бригадной) ответственности с двумя сотрудниками, и один из них уходит в отпуск, то инвентаризацию с оформлением всех необходимых документов следует провести, если:
- — в отпуск уходит руководитель коллектива (бригадир),
- — требование о проведении инвентаризации выражено вторым сотрудником.
- Результаты инвентаризации так же отражаются в инвентаризационной описи, при наличии расхождений оформляется сличительная ведомость.
- При этом следует отметить, что по нашему мнению, при заключении договора о коллективной ответственности, при уходе одного МОЛ в отпуск, акт приема-передачи не оформляется.
Заменить лицо, несущее имущественную ответственность согласно официально оформленным нормативам, допустимо на основании составленной работодателем документации, которая отражает процедуру, начиная с момента возникновения необходимости такой замены. Необходимость возникает тогда, когда доступ к имуществу, вверенному одному сотруднику (коллективу), получает другой работник или группа таковых.
Например:
- происходит подмена на время трудового или учебного отпуска;
- замена на период декретного отпуска;
- вступление в должность взамен уволившегося работника.
Допускается требовать официального оформления замены даже при краткосрочном допуске другого работника к имуществу.
Порядок передачи основных средств при смене материально ответственного лица
Также суд в случае если должности (работы) работника (торгового агента) нет в Перечне № 447, признает заключение договоров о полной материальной ответственности неправомерным (см. определение Высшего специализированного суда Украины по рассмотрению гражданских и уголовных дел от 22. 11. 2011 р. по делу № 6-36776св11). Вместе с тем в решениях судов первой и апелляционных инстанций (в подобных ситуациях) очень часто встречаются примеры неодинакового применения ими одних и тех же норм материального права.
Вывод В случае смены материально ответственного лица последнее должно передать матценности другому работнику, с которым заключается соответствующий договор о полной материальной ответственности. Однако должность (работа) данного работника должна быть в Перечне № 447.
Порядок Приема Передачи Тмц при Смене Мол
Унифицированной формы приказа не существует, он оформляется на основании принятой в каждом конкретном предприятии системы делопроизводства или на бланке установленной формы для организационных документов. Этот документ должен содержать обязательные реквизиты: наименование организации, название документа (Приказ о смене материально-ответственных лиц), дату его составления.
- Наименование учреждения.
- Наименование документа.
- Преамбула, которая должна состоять из целей и оснований для смены МОЛ.
- После руководителем вставляется слово «приказываю».
- Далее следует непосредственно сам текст – указывается новая кандидатура на рассматриваемую должность.
Этот документ содержит перечень всех ценностей, находящихся под ответственностью сменяющегося работника, их учетное количество, покупную цену и рыночную стоимость. Помимо этого, в акте необходимо отобразить реквизиты приема и сдачи учтенного имущества и дату, когда было подтверждено наличие ценностей. При всей существенной важности этого документа, приказ о смене уполномоченных лиц исполняется в том режиме, который заведен в организации относительно выхода распоряжений руководства.
Виды материальной ответственности
В зависимости от уровня востребования погашения ущерба, разрешенного законом, МО можно разделить на два вида:
- Ограниченную МО.
- Полную МО.
Кроме того, полная МО может быть:
- Индивидуальной.
- Коллективной.
Данная ответственность предполагает компенсирование работником ущерба, нанесенного предприятию, в заранее оговоренном уровне. Таким уровнем может стать среднемесячный оклад (ст. 241 ТК РФ).
В ТК РФ не отображен список случаев нанесения ущерба, за которые устанавливается МО на уровне среднемесячного оклада работника, однако на практике, к наиболее типичным случаям можно отнести:
- Порчу или уничтожение по небрежности МЦ предприятия, выданных работнику в пользование.
- Недостача финансов, потеря инструмента, документов, выплата штрафа по вине ответственного сотрудника.
Законодательными нормами РФ предусмотрены положения, когда на МОЛ возлагается полная МО без каких-либо ограничений. Благодаря таким нормам, работник обязан возместить нанесенный предприятию ущерб в полном объеме. Такие ситуации установлены ТК РФ и прочими федеральными законами.
Процесс проверки имущества и обязательства компании относится к бухгалтерскому учету на производстве. Поэтому основные положения о проведении содержатся в соответствующем законодательном акте ч. 3 ст. 11 Закона от 06.12.2011 № 402. В нем указаны сроки, периодичность, что должно входить в процедуру.
Есть еще несколько постановлений, в которых прописываются законодательные нормы:
- Положение Минфин от 29.07.1998 № 34н.
- Методические указания по инвентаризации, Министерство Финансов от 13.06.1995 №49.
- Ст. 21 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Основные положения о том, как, когда и кем нужно проводить, содержатся в Методичке № 49. Однако игнорировать и другие постановления нельзя, прописанное в любом законе выполняется неукоснительно.
Кто входит в инвентаризационную комиссию
Согласно законодательству включать в число проверяющих можно абсолютно любых работников, кроме тех, что непосредственно несут материальную ответственность за ценности. Если в числе будут МОЛ, то процедуру можно признать недействительной из-за наличия нарушений. В случае разбирательств судебная практика аннулирует мероприятие и придется проводить его повторно, устранив все недочеты.
Инициирующая сторона, собственно, сам директор предприятия не должен входить в состав. Если, кроме него, никого не значится в штате, привлекаются сторонние аудиторы, предоставляющие услуги аутсорсинга.
На должность председателя обычно назначаются бухгалтера, экономисты, работники администрации. А среди других членов — любые сотрудники.
Все издаваемые внутри организации приказы всегда идут от имени высшего должностного лица – директора (или работника, временно исполняющего его функции). Поэтому первая подпись, которая должна стоять в документе – его, без этого автографа документ просто-напросто не будет действительным. Кроме того, в бланке распоряжения должны расписаться все указанные в нем сотрудники, в том числе те, кого документ касается напрямую и те, кто несет ответственность за его исполнение.
Печать в приказе нужна только тогда, когда руководство требует ее наличия – в законе указаний на то, чтобы визировать такие распоряжения при помощи штемпельных изделий на сегодня нет.
Инвентаризация при смене материально ответственного лица
Приказ о смене МОЛ формируется в том случае, если в организации появляется необходимость переложения ответственности за имеющееся имущество с одного лица (сотрудника компании), на другого. Ответственными лицами, могут быть разные сотрудники фирмы, занимающие разнообразные посты в штате. Как правило, МОЛ на предприятии или фирме является сотрудник бухгалтерии, заведующий хозяйственной частью, а также водитель транспортного средства, которое принадлежит предприятию, кладовщик и так далее.
Проще говоря, МОЛ считаются те сотрудники предприятия, которые осуществляют работу с финансовыми потоками, а также имеют доступ или используют в производственных нуждах разнообразные ценности, относящиеся к собственности предприятия. Стоит отметить, что для предоставления подобной ответственности на рабочего, необходимо издать распоряжение. Также для того чтобы передать и произвести замену ответственного лица, нужно составление соответствующего для этого распоряжения.