Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Срок хранения документов по воинскому учету в учреждении». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Обратите внимание: для сроков, которые зависят от даты оформления документов, используется обозначение «50/75 лет». 50 календарных лет должен храниться документ, оформленный после 2003 года, 75 лет — оформленный до 2003 года. Срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что после его истечения документ может быть отобран на постоянное хранение.
Как вести воинский учёт: алгоритм
- Издайте приказ об организации воинского учёта. Это нужно сделать перед созданием компании и ежегодно (перед началом нового года) обновлять (п. 39 Методических рекомендаций). Проект приказа нужно согласовать с территориальным военкоматом, а при его отсутствии — с органом местного самоуправления, на который возложены функции первичного воинского учёта.
- Разработайте план работы по воинскому учёту и бронированию граждан, пребывающих в запасе. План разрабатывается в течение года, утверждается у руководителя и согласовывается с военкоматом. Документ следует ежегодно обновлять.
- Назначьте ответственного (ответственных) за воинский учёт. Кадровые вопросы, связанные с такими сотрудниками, согласовываются с военкоматом. Специалистов нужно утвердить отдельным распоряжением или общим приказом об организации воинского учёта. Если такую работу будет по совместительству выполнять работник отдела кадров, выполнение дополнительных обязанностей с ним необходимо обязательно согласовать и предусмотреть доплату. Объёмы дополнительной работы и информацию о доплате нужно зафиксировать в дополнительном соглашении к трудовому договору.
- Разработайте положение о воинском учёте и должностные инструкции для ответственных сотрудников. Положение можно разработать в произвольной форме, включив в него нормативные акты, согласно которым в организации ведётся воинский учёт, обязанности лиц, ответственных за ведение воинского учёта, виды обязательной информации и т.п.
-
Определите состав и категории граждан, подлежащих воинскому учёту. Это лишь определённые категории граждан (п. 14 Положения № 719):
- мужчины в возрасте от 18 до 27 лет, которые обязаны состоять на воинском учёте и не пребывают в запасе;
- военнообязанные в запасе (п. 1 ст. 52 № 53-ФЗ).
- Составьте номенклатуру дел. Формы и перечень документов воинского учёта устанавливает Минобороны (п. 27 Положения). Документы для воинского учёта в организации приводятся в разделе IV инструкции из приказа № 700 от 22.11.2021.
Вести воинский учёт нужно как на основных работников, так и на сотрудников, работающих по совмещению.
Согласно п. 16 Положения, воинский учёт может быть общим и специальным. На специальном учёте состоят военнообязанные сотрудники, которые получили от работодателя бронь. Такие сотрудники жизненно необходимы для бесперебойной работы организации. Бронь освобождает от призыва на службу в период мобилизации, военного положения и в военное время. Также на специальном воинском учёте состоят сотрудники, отслужившие в рядовом и начальствующем составе в органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе, органах уголовно-исполнительной системы и принудительного исполнения. Остальные военнообязанные сотрудники ставятся на общий воинский учёт.
В организации должны иметься:
- приказ о воинском учёте;
- план работы по ведению воинского учёта и бронированию (если оно есть) — ежегодный список дел для специалиста по воинскому учёту, со сроками;
- картотека личных карточек формы № 10 (раздел IV, приложение 22 инструкции № 700);
- журнал проверок (раздел VII, приложение 29 Инструкции № 700);
- расписки в приёме от граждан документов воинского учёта;
- переписки с военкоматом (в том числе по сдаче отчётности;
- списки граждан, пребывающих в запасе;
- справочная информация;
- прочие документы.
Номенклатуру дел по воинскому учёту нужно включить в сводную номенклатуру дел организации.
Хранятся учётные документы в течение сроков, которые определены приказом Росархива № 236 от 20.12.2019.
Как отделу кадров организовать воинский учет в 2021 году
|
ВИД ДОКУМЕНТА |
СРОК ХРАНЕНИЯ |
ПРИМЕЧАНИЕ |
| Квалификационные требования, профессиональные стандарты: | – | |
| а) по месту утверждения; | Постоянно | |
| б) в других организациях | До замены новыми | |
| Типовые дополнительные профессиональные программы: | – | |
| а) по месту утверждения; | Постоянно | |
| б) в других организациях | До замены новыми | |
| Программы повышения квалификации и программы профессиональной переподготовки: | – | |
| а) по месту утверждения; | 5 лет | |
| б) в других организациях | До замены новыми | |
| Учебные планы, задания | 5 лет | – |
| Учебно-методические пособия по повышению квалификации и профессиональной переподготовке: | – | |
| а) по месту разработки; | Постоянно | |
| б) в других организациях | До минования надобности | |
| Документы (проекты, отзывы, заключения) о разработке учебных программ, планов, пособий | 5 лет | – |
| Курсовые и контрольные работы слушателей организаций, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ | 1 год | – |
| Планы повышения квалификации работников и профессиональной переподготовки работников: | – | |
| а) по месту утверждения; | 5 лет | |
| б) в других организациях | До минования надобности | |
| Отчеты о выполнении планов повышения квалификации и профессиональной переподготовки работников | 5 лет | – |
| Документы (тесты, анкеты, вопросники) по определению (оценке) профессиональных и личностных качеств работников | 5 лет | – |
| Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий; документы (протоколы счетных комиссий; бюллетени тайного голосования) к ним | 10 лет | – |
| Заявления о несогласии с постановлениями аттестационных, квалификационных комиссий; документы (справки, заключения) об их рассмотрении | 5 лет | – |
| Документы (списки, ведомости) по аттестации и квалификационным экзаменам | 5 лет | – |
| Документы (заявления, свидетельства о квалификации и приложения к нему, заключения о прохождении профессионального экзамена) о прохождении независимой оценки квалификации работников или лиц, претендующих на осуществление определенного вида трудовой деятельности | 5 лет | – |
| Журналы учета выдачи дипломов, удостоверений, сертификатов, свидетельств о профессиональной переподготовке, повышении квалификации и их дубликатов | 50 лет | – |
| Графики проведения аттестации, квалификационных экзаменов | 1 год | – |
| Документы (справки, информации, докладные записки, отчеты) о повышении квалификации, профессиональной переподготовке работников, о проведении независимой оценки квалификации | 5 лет | – |
| Договоры об образовании на обучение по дополнительным профессиональным программам, ученические договоры, договоры о проведении независимой оценки квалификации | 5 лет (1) | (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору |
| Журналы учета занятий организаций, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ | 3 года | – |
| Журналы учета посещения занятий обучающимися в организациях, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ | 1 год | – |
| Документы (расписания, планы, графики) о проведении занятий, консультаций, итоговой аттестации | 1 год | – |
| Документы (представления, списки, характеристики, справки) о начислении стипендий обучающимся работникам | 5 лет | – |
| Документы (заявки, программы, графики, планы, отчеты, отзывы, списки, характеристики) об организации и проведении практики и стажировки обучающихся | 5 лет | – |
| Списки работников, прошедших повышение квалификации и профессиональную переподготовку, независимую оценку квалификации | 3 года | – |
| Переписка по аттестации, повышению квалификации и профессиональной переподготовке работников, по проведению независимой оценке квалификации | 3 года | – |
II. Основные положения по ведению воинского учета в организациях
Отчет по форме №18 — это карточка организации. Утверждена письмом Минкультуры №344-01-39-ВА от 21.10.2015. Она информирует об организации и ее структуре. В бланке указываем:
- наименование;
- данные руководителя (личные и контактные);
- дату регистрации в ФНС и реквизиты;
- адреса (юридический, фактический и почтовый);
- ИНН, ОКПО, ОГРН, ОКВЭД и прочие коды;
- количество работников по штату;
- число военнообязанных;
- число лиц в запасе, в разрезе по воинским званиям;
- данные о бронировании;
- данные о подчинении и управлении.
Отчет заверяет личной подписью руководитель организации. Установлены сроки сдачи формы 18 в военкомат для всех юрлиц — в конце отчетного года, обычно в декабре. Конкретную дату устанавливают территориальные военные комиссариаты.
В России — всеобщая воинская обязанность: мужчины должны год отслужить в армии, а после состоять в запасе.
Военкоматы хотят знать, где живут военнообязанные, на кого они учатся и по какой специальности работают. Это нужно, чтобы планировать призыв и проводить сборы, в общем, поддерживать обороноспособность страны.
Воинский учёт в организациях помогает собирать и систематизировать информацию о призывниках и военнообязанных.
Воинский учёт может быть двух видов: специальный и общий.
Специальный учёт применяют к сотрудникам, на которых распространяется бронь. Это значит, что во время мобилизации за ними будет закреплена определенная должность. Какие профессии нужны для бронирования — решает комиссия по мобилизации.
Если ваша организация попала в список, вы получите утвержденный перечень профессий и выписку из нормативных документов. По ней будет понятно, как организовать специальный учёт.
В остальных случаях работники подлежат общему воинскому учёту. Ниже будем говорить только о нём.
На основании этих документов ведут воинский учёт и заполняют личные карточки сотрудников:
- удостоверение (приписное свидетельство) — у призывников;
- военный билет или временное удостоверение — у военнообязанных мужчин.
По правилам хранить документы по воинскому учёту нужно в железном шкафу.
Правила и сроки хранения документов воинского учета в организации
В России — всеобщая воинская обязанность: мужчины должны год отслужить в армии, а после состоять в запасе.
Военкоматы хотят знать, где живут военнообязанные, на кого они учатся и по какой специальности работают. Это нужно, чтобы планировать призыв и проводить сборы, в общем, поддерживать обороноспособность страны.
Воинский учёт в организациях помогает собирать и систематизировать информацию о призывниках и военнообязанных.
Воинский учёт может быть двух видов: специальный и общий.
Специальный учёт применяют к сотрудникам, на которых распространяется бронь. Это значит, что во время мобилизации за ними будет закреплена определенная должность. Какие профессии нужны для бронирования — решает комиссия по мобилизации.
Если ваша организация попала в список, вы получите утвержденный перечень профессий и выписку из нормативных документов. По ней будет понятно, как организовать специальный учёт.
В остальных случаях работники подлежат общему воинскому учёту. Ниже будем говорить только о нём.
Установлены новые сроки хранения документов
|
ВИД ДОКУМЕНТА |
СРОК ХРАНЕНИЯ |
ПРИМЕЧАНИЕ |
| Квалификационные требования, профессиональные стандарты: | – | |
| а) по месту утверждения; | Постоянно | |
| б) в других организациях | До замены новыми | |
| Типовые дополнительные профессиональные программы: | – | |
| а) по месту утверждения; | Постоянно | |
| б) в других организациях | До замены новыми | |
| Программы повышения квалификации и программы профессиональной переподготовки: | – | |
| а) по месту утверждения; | 5 лет | |
| б) в других организациях | До замены новыми | |
| Учебные планы, задания | 5 лет | – |
| Учебно-методические пособия по повышению квалификации и профессиональной переподготовке: | – | |
| а) по месту разработки; | Постоянно | |
| б) в других организациях | До минования надобности | |
| Документы (проекты, отзывы, заключения) о разработке учебных программ, планов, пособий | 5 лет | – |
| Курсовые и контрольные работы слушателей организаций, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ | 1 год | – |
| Планы повышения квалификации работников и профессиональной переподготовки работников: | – | |
| а) по месту утверждения; | 5 лет | |
| б) в других организациях | До минования надобности | |
| Отчеты о выполнении планов повышения квалификации и профессиональной переподготовки работников | 5 лет | – |
| Документы (тесты, анкеты, вопросники) по определению (оценке) профессиональных и личностных качеств работников | 5 лет | – |
| Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий; документы (протоколы счетных комиссий; бюллетени тайного голосования) к ним | 10 лет | – |
| Заявления о несогласии с постановлениями аттестационных, квалификационных комиссий; документы (справки, заключения) об их рассмотрении | 5 лет | – |
| Документы (списки, ведомости) по аттестации и квалификационным экзаменам | 5 лет | – |
| Документы (заявления, свидетельства о квалификации и приложения к нему, заключения о прохождении профессионального экзамена) о прохождении независимой оценки квалификации работников или лиц, претендующих на осуществление определенного вида трудовой деятельности | 5 лет | – |
| Журналы учета выдачи дипломов, удостоверений, сертификатов, свидетельств о профессиональной переподготовке, повышении квалификации и их дубликатов | 50 лет | – |
| Графики проведения аттестации, квалификационных экзаменов | 1 год | – |
| Документы (справки, информации, докладные записки, отчеты) о повышении квалификации, профессиональной переподготовке работников, о проведении независимой оценки квалификации | 5 лет | – |
| Договоры об образовании на обучение по дополнительным профессиональным программам, ученические договоры, договоры о проведении независимой оценки квалификации | 5 лет (1) | (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору |
| Журналы учета занятий организаций, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ | 3 года | – |
| Журналы учета посещения занятий обучающимися в организациях, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ | 1 год | – |
| Документы (расписания, планы, графики) о проведении занятий, консультаций, итоговой аттестации | 1 год | – |
| Документы (представления, списки, характеристики, справки) о начислении стипендий обучающимся работникам | 5 лет | – |
| Документы (заявки, программы, графики, планы, отчеты, отзывы, списки, характеристики) об организации и проведении практики и стажировки обучающихся | 5 лет | – |
| Списки работников, прошедших повышение квалификации и профессиональную переподготовку, независимую оценку квалификации | 3 года | – |
| Переписка по аттестации, повышению квалификации и профессиональной переподготовке работников, по проведению независимой оценке квалификации | 3 года | – |
Ведение воинского учета в организации
Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством
Бытовые услуги • Телекоммуникационные компании • Доставка готовых блюд • Организация и проведение праздников • Ремонт мобильных устройств • Ателье швейные • Химчистки одежды • Сервисные центры • Фотоуслуги • Праздничные агентства
Сначала определим тех, кто не подлежит ВУ. Это:
- сотрудники-иностранцы;
- женщины, у которых нет военной специальности;
- молодые люди, находящиеся на службе в армии;
- проживающие за рубежом на постоянной основе;
- осужденные.
Специальный воинский учет граждан, пребывающих в запасе (ГПЗ) — бронирование. Эту обязанность возложили не на всех работодателей. Бронируются ценные военные и гражданские специалисты, руководители для обеспечения государства высококвалифицированными трудовыми ресурсами на время мобилизации.
Организации, бронирующие ГПЗ, и списки должностей определяются Межведомственной комиссией ВС РФ и органами местной власти.
Организацию необходимо поставить на учет в военкомате. Если у компании есть филиалы, они регистрируются по месту нахождения.
Организация должна тесно взаимодействовать с военкоматом по вопросам регистрации воинской обязанности работников:
- своевременно предоставлять сведения о сотрудниках-призывниках каждый год до 1 ноября;
- если в штате числятся подростки 15–16 лет, информация о них доводится до работников военного комиссариата в сентябре;
- в течение двух недель отвечать на запросы относительно сотрудников компании, состоящих на ВУ, а также об устройстве на работу или увольнении, об изменении жизненных обстоятельств работника, состоящего на общем воинском учете.
В соответствии с изменениями в законе № 53-ФЗ работодатель должен уведомить военкомат о поступлении на работу сотрудника, не состоящего на воинском учете. Сделать это он должен в течение двух недель после обнаружения этого факта, не дожидаясь официального запроса.
Мнение эксперта
Давыдов Дмитрий Станиславович
Заместитель начальника военного комиссариата
Воинский учет в организации ведется по личным карточкам формы Т-2. Номенклатура дел определена Методическими рекомендациями по ведению ВУ, которые утверждены Генштабом ВС РФ в 2021 г.
В соответствии с этими указаниями, при приеме на работу у сотрудника проверяется наличие воинской обязанности, записи в военном билете о постановке на учет по месту регистрации или пребывания. В личные карточки заносится вся информация о военнообязанном.
Не реже одного раза в год учетные данные сверяются с документами, вносятся изменения, если они есть.
- план работы по проведению ВУ;
- картотека личных карт;
- журнал проверок осуществления воинского учета (бронирование военнообязанных сотрудников в запасе).
Все документы по организации воинского учета компании, а также кандидатуры ответственных за него работников надо согласовывать в военкомате.
В методических рекомендациях указано, что при приеме специалистом военного билета и других документов взамен выдается расписка. В настоящее время военные документы редко отбираются у сотрудников. Чаще снимается копия, которая и хранится в компании в установленном порядке.
Ведение воинского учета — обязанность любой организации. За неисполнение или уклонение от нее предусмотрена ответственность. Регламентируется она КоАП РФ. В частности, наказуемы по ст. 21 следующие нарушения:
- должностное лицо не предоставило в военкомат списков предпризывников предприятия (21.1), возможных уклонистов от службы (21.4.3). За нарушения предусмотрен штраф от 300 до 1000 руб;
- работниками, отвечающими за регистрацию воинской обязанности, не были оповещены сотрудники призывного возраста о повестке, не была обеспечена явка по вызову в военкомат. Штраф от 500 до 1000 руб.
Как было сказано выше, эта ответственность кажется слишком мягкой, а штрафы низкими. Законопроект о повышении штрафов до 3000 и 5000 руб. ожидает своего рассмотрения во втором чтении.
Сроки хранения документов по кадрам
Документация по личному составу, которая закончена делопроизводством после 1 января 2003 года, хранится 50 лет (п. 2 ст. 22.1 Закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ). Этот срок касается трудовых договоров и допсоглашений к ним, в т.ч. соглашений о расторжении, а также личных дел и личных карточек работников (ст. 435, 444, 445 Перечня по Приказу № 236). Такой же срок хранения касается и договоров ГПХ с физлицами, и актов по ним (ст. 301 Перечня по Приказу № 236).
Внимание! С 1 сентября 2021 года разрешили не заполнять личные карточки и не знакомить работников с записями в них. Если компания отказалась от ведения личных карточек, она все равно должна хранить те карточки, которые были заполнены ранее — в течение 50 (75) лет.
Кроме того, в течение 50-ти лет нужно хранить приказы и распоряжения по личному составу, в т.ч. документы к ним, например, докладные записки, справки или заявления. К таким приказам относятся документы о приеме, переводе, перемещении, совместительстве, совмещении, увольнении, аттестации, повышении квалификации, поощрении, отпусках без оплаты и др. (ст. 434 Перечня по Приказу № 236). Этот же срок касается и оригиналов личных документов, не востребованных работниками при увольнении, к примеру, трудовых книжек, аттестатов, удостоверений, свидетельств (ст. 449 Перечня по Приказу № 236).
Внимание! Роструд полагает, что работодатель может не хранить копию трудовой книжки, если сотрудник перешел на электронную трудовую. Когда сотрудник получает на руки оригинал этого бумажного документа, с работодателя снимается обязанность его хранить.
Однако есть исключения, к примеру, документы, касающиеся дисциплинарных взысканий, можно хранить 3 года (ст. 454, 434 Перечня по Приказу № 236). Этот же срок установлен для графиков отпусков (ст. 453 Перечня по Приказу № 236) и согласий на обработку персональной информации. Правда, для согласий срок в 3 года отсчитывается после окончания срока их действий или их отзыва (ст. 441 Перечня по Приказу № 236).
Это исключение не касается основных документов, например, положений или инструкций, по обработке персональной информации. Они хранятся постоянно (ст. 440 Перечня по Приказу № 236). Кроме того, постоянно нужно хранить приказы, распоряжения и иную кадровую документацию по основной деятельности (ст. 19 Перечня по Приказу № 236), к примеру, приказы об утверждении структуры компании, создании подразделений или филиалов, вступлении в должность директора, назначении ответственных, вводе в действие локальных нормативных актов и т.д.
Срок хранения 5 лет касается табелей учета рабочего времени (исключение — 50 лет, когда условия труда опасные или вредные), приказов, распоряжений и иной документации по административно-хозяйственным вопросам (ст. 402 и 19 Перечня по Приказу № 236).
Кроме того, в течение 5-ти лет нужно хранить приказы о предоставлении ежегодных и учебных отпусков, приказов о направлении в командировку сотрудников, которые не трудятся во вредных или опасных условиях. А если же работают в таких условиях, то приказы о командировках хранятся 50 лет (ст. 434 Перечня по Приказу № 236).
Также 5 лет нужно хранить копии отчетов, заявления, списки сотрудников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписку и иную документацию о выплате пособий, оплате больничных и выдаче матпомощи (ст. 298 Перечня по Приказу № 236). Что касается платежных ведомостей и документации к ним, расчетных листков, пособий, матпомощи и иных выплат, документы нужно хранить 6 лет (ст. 295 Перечня по Приказу № 236). По платежным ведомостям и расчетным листкам это касается случая, когда работодатель ведет лицевые счета работников. Если не ведет — документы хранятся 50 лет (ст. 295 Перечня по Приказу № 236).
Внимание! Документация, сформированная при кадровом ЭДО, хранится в течение сроков, которые установлены законодательством РФ об архивном деле (ст. 22.3 ТК). Соответственно, при переходе на кадровый ЭДО работодатели должны обеспечить сохранность этих документов в течение указанных выше сроков.
Сроки хранения документов по налогам
Информацию бухгалтерского и налогового учета и иную документацию, которые нужны для расчета и уплаты налогов, в т.ч. документацию, которая подтверждает получение доходов, проведение расходов, уплату (удержание) налогов, требуется хранить 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК). Отсчет периода производится по окончании налогового периода, в котором документ использовали в последний раз для формирования налоговой отчетности, расчета и уплаты налогов, подтверждения поступивших доходов или осуществленных расходов (Письмо Минфина от 19.07.2017 г. № 03-07-11/45829).
Внимание! Имеется исключение для документов, которые подтверждают объем понесенного убытка — они хранятся весь период, когда убыток уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на размеры ранее полученных убытков (п. 4 ст. 283, п. 7 ст. 346.18 НК).
4 года нужно хранить книги покупок и продаж, в т.ч. дополнительные листы к ним. Отсчет срока производится с даты последней записи в книге. Счета-фактуры нужно хранить 5 лет (ст. 317 Перечня по Приказу № 236).
5 лет нужно хранить налоговые декларации и расчеты по всем налогам. При этом исключение — декларации ИП за период до 2002 года включительно, которые хранятся 75 лет (ст. 310 Перечня по Приказу № 236). РСВ должны храниться 50 лет с момента их формирования (ст. 308 Перечня по Приказу № 236).
Документы для расчета и уплаты страхвзносов хранятся 6 лет (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК). К ним относятся карточки индивидуального учета размеров начисленных выплат и иных вознаграждений и размеров начисленных страхвзносов (ст. 309 Перечня по Приказу № 236).
Важно! Если не ведутся лицевые счета или не оформляются ведомости начисления зарплаты, карточки индивидуального учета хранятся 50 лет (ст. 309 Перечня по Приказу № 236).
Точно не установлено, с какого момента нужно отсчитывать срок для документации, которая используется для расчета страхвзносов. В таком случае можно ориентироваться на налоговую документацию, т.е. отсчет срока производить по окончании расчетного периода, в котором документация применялась в последний раз при расчете и уплате страхвзносов и при формировании отчетности по ним.
Переписка с ИФНС (уведомления, требования, акты решения и т.д.) хранится 5 лет. Срок составляет 10 лет, когда жалоба подана по результатам выездной или камеральной проверки (п. 148, 314 Перечня по Приказу № 236). Электронные документы с усиленной квалифицированной ЭП и сертификаты ключей проверки ЭП, которой подписаны жалобы и технологические документы, хранятся 5 лет. Срок отсчитывается с момента получения или отправки соответствующего документа (п. 3 Порядка из Приложения № 4 к Приказу ФНС от 20.12.2019 г. № ММВ-7-9/645@).
Важно! Контракты на закупку товаров, работ, услуг по госзаказам хранятся 5 лет после завершения обязательств по ним (си. 224 Перечня по Приказу № 236).
Порядок заполнения журнала проверок состояния воинского учета: образец
Представленный образец журнала представляет собой таблицу, в каждой графе которой фиксируется следующая информация:
- дата проведения проверки;
- должность, ФИО проверяющего сотрудника военного комиссариата;
- результаты, выявленные основные недостатки и выводы (оценка качества осуществления воинского учета);
- решение руководителя организации (директора) по результатам проверки и/или отметка об устранении выявленных недостатков.
Нужно отметить, что вносить записи в журнал проверки состояния воинского учета могут только сотрудники контролирующих органов и руководители организации. Документ должен быть пронумерован, прошнурован, опечатан, заверен руководителем.
С этим шаблоном часто используют:
|
Популярные документы и процедуры:
|
Установлены новые сроки хранения документов
|
ВИД ДОКУМЕНТА |
СРОК ХРАНЕНИЯ |
ПРИМЕЧАНИЕ |
| Квалификационные требования, профессиональные стандарты: | – | |
| а) по месту утверждения; | Постоянно | |
| б) в других организациях | До замены новыми | |
| Типовые дополнительные профессиональные программы: | – | |
| а) по месту утверждения; | Постоянно | |
| б) в других организациях | До замены новыми | |
| Программы повышения квалификации и программы профессиональной переподготовки: | – | |
| а) по месту утверждения; | 5 лет | |
| б) в других организациях | До замены новыми | |
| Учебные планы, задания | 5 лет | – |
| Учебно-методические пособия по повышению квалификации и профессиональной переподготовке: | – | |
| а) по месту разработки; | Постоянно | |
| б) в других организациях | До минования надобности | |
| Документы (проекты, отзывы, заключения) о разработке учебных программ, планов, пособий | 5 лет | – |
| Курсовые и контрольные работы слушателей организаций, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ | 1 год | – |
| Планы повышения квалификации работников и профессиональной переподготовки работников: | – | |
| а) по месту утверждения; | 5 лет | |
| б) в других организациях | До минования надобности | |
| Отчеты о выполнении планов повышения квалификации и профессиональной переподготовки работников | 5 лет | – |
| Документы (тесты, анкеты, вопросники) по определению (оценке) профессиональных и личностных качеств работников | 5 лет | – |
| Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий; документы (протоколы счетных комиссий; бюллетени тайного голосования) к ним | 10 лет | – |
| Заявления о несогласии с постановлениями аттестационных, квалификационных комиссий; документы (справки, заключения) об их рассмотрении | 5 лет | – |
| Документы (списки, ведомости) по аттестации и квалификационным экзаменам | 5 лет | – |
| Документы (заявления, свидетельства о квалификации и приложения к нему, заключения о прохождении профессионального экзамена) о прохождении независимой оценки квалификации работников или лиц, претендующих на осуществление определенного вида трудовой деятельности | 5 лет | – |
| Журналы учета выдачи дипломов, удостоверений, сертификатов, свидетельств о профессиональной переподготовке, повышении квалификации и их дубликатов | 50 лет | – |
| Графики проведения аттестации, квалификационных экзаменов | 1 год | – |
| Документы (справки, информации, докладные записки, отчеты) о повышении квалификации, профессиональной переподготовке работников, о проведении независимой оценки квалификации | 5 лет | – |
| Договоры об образовании на обучение по дополнительным профессиональным программам, ученические договоры, договоры о проведении независимой оценки квалификации | 5 лет (1) | (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору |
| Журналы учета занятий организаций, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ | 3 года | – |
| Журналы учета посещения занятий обучающимися в организациях, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ | 1 год | – |
| Документы (расписания, планы, графики) о проведении занятий, консультаций, итоговой аттестации | 1 год | – |
| Документы (представления, списки, характеристики, справки) о начислении стипендий обучающимся работникам | 5 лет | – |
| Документы (заявки, программы, графики, планы, отчеты, отзывы, списки, характеристики) об организации и проведении практики и стажировки обучающихся | 5 лет | – |
| Списки работников, прошедших повышение квалификации и профессиональную переподготовку, независимую оценку квалификации | 3 года | – |
| Переписка по аттестации, повышению квалификации и профессиональной переподготовке работников, по проведению независимой оценке квалификации | 3 года | – |
Сколько хранится личное дело в военкомате
Личное дело по официальному запросу может быть направлено в другой орган военного управления, воинскую часть или организацию для ознакомления с его материалами при решении вопросов о переводе военнослужащего на новое место службы. [info]ПоложениемопаспортнойсистемевСССР
Включать в состав личного дела сведения о политических пристрастиях, исповедуемой религии и подробностях частной жизни запрещено.Персональный учет военных ведется по месту их службы. Личное дело призывника или кандидата на службу по контракту формируется в военкомате по месту жительства при постановке на первичный учет.
Есть сомнения. На мой взгляд один экземпляр находится в воинской части по месту службы, второй-в соединении, к которому относится воинская часть
.
(во всяком случае раньше ТАК было).
. а может есть еще один экземпляр, о котором я не знаю? И он находится в ГУКе?
Для кадрового органа назначающей инстанции составляется второй экземпляр личного дела.Личные дела ведут должностные лица кадровых подразделений органов военного управления, воинских частей и организаций, военных комиссариатов, на которых возложена работа по ведению учетных документов. Они несут персональную ответственность за правильность сведений, записываемых в личные дела.Все документы личного дела подшиваются в обложку установленного образца по разделам.
Места хранения документов о военных и участниках ВОВ
• Сведения о военнослужащих и сотрудниках органов внутренних дел и органов безопасности, погибших или пропавших без вести при выполнении оперативных боевых заданий, в том числе и в период Великой Отечественной войны 1941 — 1945 гг, хранятся в: — документальных материалах РГВА — Управлении кадров Федеральной службы безопасности России — (101.000,г. Москва, ул. Лубянка, д. 2) — Центральном архиве внутренних войск (ЦАВВ) МВД РФ — (107150, г.Москва, ул. Подбельского, д. 5) — Центральном архиве Федеральной пограничной службы (ЦАФПС) РВ — (141200, г. Пушкино Московской обл.) — Центральном архиве МВД ТО — (101000, г. Москва, уд. Мясницкая, д. 1)
Вам может понравиться => Амнистия По Ст 159 Ч 4 Ук Рф В 2021 Году
• Сведения о награждениях орденами СССР за заслуги в защите Отечества в 1941 — 1945 гг. (до 1974 г.) находятся в ЦАМО, ЦВМА, Государственном архиве Российской Федерации — (119817, г. Москва, ул. Б. Пироговская, д. 17) и в Управлении Президента Российской Федерации по государственным наградам — (103012, г. Москва, Старая площадь, д. 2/14.)
Порядок увольнения военнослужащих срочной службы в запас
При возникновении одного из обстоятельств, указанных в качестве мотива для досрочного увольнения, от армейца требуется написание рапорта с приложением подтверждающих документов. Командир, получив такое заявление, должен проверить обстоятельства, изложенные в нем, изучить законность применения подобного основания.
Как видно из изложенного выше материала, законодательные нормы позволяют военнослужащему считать себя защищённым, и не беспокоиться о своём будущем даже в том случае, если произойдёт какой-либо несчастный случай во время выполнения им служебных обязанностей. Некоторые сложности с прекращением трудовой деятельности по собственному желанию, связаны с тем, что от полноценной работы сотрудников военных служб, зависит безопасность страны, и при массовом увольнении из рядов ВС РФ, эта безопасность может быть под серьёзной угрозой.
Может быть и другая ситуация — поехал Василий в другой город, пришел в военкомат, откуда его и отправили служить. А потом вернулся домой, а на воинский учет вовремя не встал — забыл. И приезжает к Васе представитель военкомата с повесткой и участковым — собирайтесь, гражданин, вы нужны своей стране. Василий в этом случае может предъявить военный билет с отметкой о прохождении службы — и повторно на год в казарму его уже не отправят.
- Паспорт, чтобы удостоверить возраст и личность.
- Военный билет для тех, кто прошел или еще проходит военную службу. Если речь идет о службе в другом государстве, может потребоваться нотариально заверенный перевод военного билета или другого документа о факте прохождения военной службы.
- Удостоверение гражданина о прохождении альтернативной службы. Оно нужно тем, кто еще служит. Для тех, кто ее уже прошел, удостоверение меняют на военный билет с соответствующей записью.
- Диплом доктора или кандидата наук для тех, у кого есть ученые степени.
- Документы о близком родстве с погибшим военнослужащим, например свидетельство о рождении или справка о составе семьи.
ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» первый контракт о прохождении военной службы заключается на три года. Пунктом 5 данной статьи определено, что новый контракт может заключаться на срок три года, пять лет, десять лет или на время обучения в военном образовательном учреждении профессионального образования и пять лет военной службы после его окончания. Вместе с заявлением гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность и гражданство, и представляет:- заполненную по установленной форме и подписанную анкету поступающего на военную службу по контракту; Справочно: Форма анкеты определена Руководством по комплектованию Вооруженных Сил Российской Федерации солдатами, матросами, сержантами и старшинами (приложение № 13), утвержденным приказом Министра обороны РФ от 16 января 2001 г.
Статегический взгляд на новый Перечень
Перечень 2019 г., как и ранее действовавшие перечни типовых документов со сроками хранения, устанавливает нормативные сроки хранения документов, которые создаются по универсальным (типовым) функциям управления, общим для всех организаций независимо от их организационно-правовой формы и формы собственности, а также для индивидуальных предпринимателей. С целью разъяснения порядка применения нового Перечня была разработана Инструкция по его применению4 в качестве сопутствующего самостоятельного нормативного правового акта.
Хранение Документов Бывших Военнослужащих
Управление военных представительств Министерства обороны Российской Федерации не располагает необходимыми документами для выдачи указанной справки. Для получения необходимой информации рекомендуется обратиться в Центральный архив Министерства обороны Российской Федерации (г. Подольск).
С целью внесения исправлений в архивные документы рекомендуется обратиться по месту жительства в суд, который установит факты, имеющие юридическое значение, согласно главе 28 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации (факты, от которых зависит возникновение, изменение, прекращение личных или имущественных прав граждан).
Перевод офицера в другую воинскую часть подразумевает и передачу его документов. Не допускается заведения нескольких папок на одного военнослужащего. Правила их ведения, учета и хранения регламентированы федеральным законодательством и внутриведомственными нормативными актами.
Для прописки в паспортный стол представляются: — заявлениенапропискуссогласием(принеобходимости) ответственного квартиросъемщика, предоставившего жилую площадь; — заполненный листок прибытия (по форме, установленной МВД); — справкаовыпискеспрежнегоместажительства(при необходимости); — паспорт; — военный билет. За прописку взимается госпошлина.
- личные дела офицеров времён Великой Отечественной войны, в т. ч. имевших офицерские звания уже до войны,
- личные дела офицеров послевоенного времени, в т. ч. сухопутных и морских офицеров, выпущенных из суворовских и нахимовских училищ,
- личные дела офицеров запаса, т.е. никогда не служивших на офицерских должностях и получивших первые офицерские звания по результатам прохождения военных сборов (вскоре по окончании срока действительной военной службы в СА на рядовых и сержантских должностях).
Где Хранятся Дела Военнослужащих
Личное Дело (ЛД) заводилось на каждого офицера. Кроме подробных биографических сведений,в нём обычно имеется автобиография, характеристики командира и замполита, фотография и другие документы./Это как правило большое «досье» в объеме 10-100 страниц, чаще порядка 20-30. Копии в виду конфиденциальности не приведены. В ЦАМО хранятся личные дела только на офицеров. Дела на рядовых и сержантов нужно искать в военкоматах либо по месту призыва, либо по месту приписки (если эти дела в военкоматах забыли уничтожить)
По запросам тематического, биографического (генеалогического) характера, в интересах отдельных граждан, а так же для подготовки очерков, книг, монографий выявление сведений архив не производит, данная информация изучается пользователями самостоятельно в читальном зале архива.