Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Акт об отсутствии на рабочем месте в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Данный документ не имеет унифицированного образца, поэтому он может составляться в свободной форме или же по разработанному на предприятии шаблону. Акт может быть написан на фирменном бланке организации или на обычном листе А4 формата. Составляется он в двух экземплярах, один из которых остается у работодателя, второй передается сотруднику. Оба экземпляра должны быть подписаны комиссией и самим работником.
Основные особенности Акта об отсутствии работника на рабочем месте
В акте обязательно должна содержаться информация
- о предприятии, на котором работает «прогульщик»,
- составе комиссии, участники которой свидетельствуют о прогуле,
- объяснения (если таковые имеются) о причинах неявки на работу.
Основные особенности Акта об отсутствии работника на рабочем месте
Данный документ не имеет унифицированного образца, поэтому он может составляться в свободной форме или же по разработанному на предприятии шаблону. Акт может быть написан на фирменном бланке организации или на обычном листе А4 формата. Составляется он в двух экземплярах, один из которых остается у работодателя, второй передается сотруднику. Оба экземпляра должны быть подписаны комиссией и самим работником.
В акте обязательно должна содержаться информация
- о предприятии, на котором работает «прогульщик»,
- составе комиссии, участники которой свидетельствуют о прогуле,
- объяснения (если таковые имеются) о причинах неявки на работу.
ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ДАННОГО АКТА
Акт об отсутствии сотрудника предприятия на рабочем месте составляется в двух экземплярах и заполняется несколькими сотрудниками. Для этого собирается группа людей, которая может включать непосредственного начальника, представителя руководства организации, руководителя кадровой службы, председателя профсоюза, а так же иного другого работника, способного доказать факт отсутствия нарушителя. Данную группу могут именовать комиссией, в этом случае в акте делается пометка об ее составе. Члены комиссии заполняют реквизиты, указанные в предыдущем разделе, после чего проставляют свои подписи. После этого служба кадров должна ознакомить под роспись провинившегося сотрудника с составленным актом, с целью получения письменных объяснений.
Сотрудник может отказаться от подписи составленного документа. Это не освобождает его от ответственности. В данном случае работник кадровой службы должен сделать в акте соответствующую пометку.
Что закон считает прогулом
Согласно Трудовому закону, прогул – это отсутствие работника на его рабочем месте в течение всего рабочего дня либо в течение 4 часов подряд без имеющейся на то уважительной причины. Прогул является серьёзным нарушением трудовой дисциплины со стороны работника. Работодатель вправе наказать сотрудника за прогул вполне конкретными санкциями: выговор, замечание и увольнение. Закон о труде не предусматривает в качестве меры взыскания штраф ни за один из проступков подчинённого. Штрафовать нельзя по закону. О применении к работнику санкции администрацией предприятия выносится приказ со ссылкой на настоящий акт.
Также документ может быть составлен в случае опоздания работника или в случае его длительного отсутствия, не считающегося прогулом. Составляется акт на усмотрение работодателя.
Особенности составления документа
Первым делом следует отметить, что законом не закреплена обязательная форма составления акта об отсутствии работника на рабочем месте. Предприятия вольны самостоятельно разработать бланк документа и заполнить его. Для составления акта используется лист бумаги формата А4. Документ может быть написан при помощи компьютера или от руки.
Акт следует составлять немедленно при обнаружении факта нарушения. Своевременное составление имеет важное значение для длящихся и неоднократных нарушений трудовой дисциплины. Например, систематические опоздания. Если составить акт непосредственно при обнаружении нарушения не представилось возможным, необходимо это сделать в течение тридцати дней с момента нарушения. Пропуск этого срока уже не позволит составить документ. Необходимо составить два экземпляра акта. Один передаётся сотруднику, второй остаётся на предприятии. Оба экземпляра обладают одинаковой юридической силой.
Особенности и правила оформления
Составить такой документ возможно на обычном листе А4 или на фирменном бланке организации. Или подготовить удобный шаблон, в который останется только вписать недостающие сведения. Один из возможных вариантов шаблона вы сможете скачать внизу страницы.
Нет обязательной формы бланка, и текст видоизменяется с учетом ситуации. Но существуют общие обязательные правила оформления:
акт составляют в двух экземплярах, один из которых передается работнику;
документ имеет порядковый номер и точную дату составления;
содержит сведения об организации-работодателе;
содержит Ф.И.О. и должность работника, допустившего прогул;
указываются Ф.И.О. и должности сотрудников, которые подписывают документ, заверяя тем самым факт отсутствия коллеги;
документ отдается работнику на подпись (при отказе подписать документ делается пометка об этом и еще раз заверяется подписями свидетелей).
Важно!
В качестве даты составления обязательно следует указывать конкретно день прогула, нельзя оформить бумагу через месяц после происшествия.
Желательно, чтобы такой бланк подписали как минимум трое сотрудников. Кроме лица, непосредственно составляющего акт об отсутствии работника на рабочем месте, подписи на бумаге ставят еще два свидетеля. В этом случае, если дело дойдет до суда, такой документ станет серьезным доказательством, поскольку в таком виде он имеет большую юридическую значимость.
Работник, к которому применили взыскание на основе акта, вправе не согласиться с ним и обратиться за защитой в суд или трудовую инспекцию, чтобы оспорить сам факт прогула. Если при составлении документа допущены нарушения, это приведет к его аннулированию. Кроме того, бумага потеряет силу, если сотрудник докажет уважительную причину отсутствия. Одна из частых ошибок при оформлении: не приведены доказательства отсутствия дольше 4 часов подряд (не проставлено время прихода-ухода, дата отсутствия, нет подписей свидетелей).
Акт о невыходе работника на работу содержит обычно следующую информацию:
название организации, ее местонахождение;
наименование документа, его регистрационный номер и дата составления;
фамилия, имя, отчество и должность составителя;
Ф.И.О. и должности присутствующих коллег, которые подтверждают написанное;
описание нарушения, период отсутствия;
Ф.И.О. и должность виновного;
заверительные подписи свидетелей;
подпись самого работника, который ознакомился с бланком и получил его экземпляр.
Вопрос о том, кто обязан составить акт о прогуле, на законодательном уровне не регулируется. Это значит, что строго не определено конкретное должностное лицо, которое формирует документ. Из общей практики бумагу может оформить:
- непосредственный руководитель отсутствующего работника;
- коллега;
- кадровый работник;
- юрист организации;
- секретарь организации и т. п.
Акт об отсутствии работника на месте работы содержит следующую информацию:
- наименование учреждения, адрес его местонахождения;
- наименование документа;
- номер по регистрации и дата формирования;
- Ф.И.О., должность лица, оформившего бумагу;
- Ф.И.О., должности присутствующих в процессе составления сотрудников;
- подписи всех указанных лиц, свидетельствующих о факте нахождения вне рабочего места;
- Ф.И.О., должность отсутствующего работника;
- описание ситуации, связанной с нарушением;
- указание длительности отсутствия работника.
Дата оформления акта о прогуле совпадает с датой самого проступка, то есть составить документ нужно по факту нарушения.
Бланк следует подписать не менее чем двум свидетелям. Это значит, что подписывает документ как его непосредственный составитель, так и еще как минимум два коллеги. В таком случае в процессе судебного разбирательства документ будет иметь большую юридическую значимость.
Работник, получивший дисциплинарное взыскание по материалам акта, может не согласиться и направить исковое заявление в суд, оспаривая факт прогула. В этом случае, если акт составлен с нарушениями, взыскание может быть отменено. Еще одна причина, по которой бумага может утратить свою силу, — доказательство сотрудником уважительности причины отсутствия.
Частыми ошибками при составлении акта являются:
- нет указания на период отсутствия (время ухода, прихода);
- нет даты отсутствия;
- отсутствуют удостоверяющие подписи свидетелей.
Достаточно ознакомиться с нормами ТК РФ, чтобы обнаружить, что такого понятия, как отработка не существует. Почему? Да потому что отработкой называют такую норму в ТК РФ, которая требует от сотрудника, чтобы тот своевременно предупредил работодателя о намерении уволиться по собственному желанию. Причем он это должен сделать за 2 недели до этого знаменательного события.
Очевидно, что при таком увольнении специалист уходит с предприятия не по собственной воли и предупредить заранее об этом он никого не может, да это противоречит и смыслу события. Соответственно, о какой отработки может идти речь?
Что будем писать в трудовую
Именно эта причина (увольнение за прогул) и должна быть указана в документе, со ссылкой на ст.81 п.6. ТК РФ
Вообще, в ТК РФ нет такой нормы, которая прямо указывает что нужно писать в трудовой при расторжении договора. Однако такая форма записи сформулирована в Постановлении Правительства РФ (от 16.04.2003 №225). Именно постановления требует, чтобы запись в трудовой книжке об увольнении сотрудника строго соответствовала причинам, по которым такое расторжение произошло, со ссылкой на статью трудового кодекса.
Оспаривание акта о прогуле сотрудником
У работника есть право оспорить действия своего руководства. Если он не согласен с применением дисциплинарного наказания, в том числе, увольнением, он может обжаловать его в судебном порядке. Для этого нужно предпринять несколько действий:
- взять у руководства копию акта и приказа об увольнении. Эти документы должны быть выданы в обязательном порядке, но иногда начальство игнорирует свою обязанность;
- составить исковое заявление. Рекомендуется обратиться к юристу, так как правильно составленное заявление – половина успеха;
- дождаться повестки из суда о назначении даты слушания дела;
- явиться в суд в указанную календарную дату, принести доказательства того, что пропуск работы был по уважительной причине.
Что подразумевает термин «прогул»?
Поясняя, что относится к дисциплинарным проступкам (нарушениям), из-за которых можно лишиться рабочего места, статья 81 также дает их развернутое определение.
Например, не нужно думать, что если работник задержался утром на полчаса на работу – то это уже дисциплинарное нарушение, и работодатель может тут же уволить работника за прогул. Вовсе нет.
Прогулом по официальному трудовому законодательству считается отсутствие без уважительных причин на рабочем месте от четырех часов до полного рабочего дня или смены – если сотрудник трудится посменно. То есть если служащий опоздает на работу или уйдет с нее раньше, например, на два с половиной часа, прогулом такая «самоволка» считаться не будет, хотя меры все равно последуют. Если при этом накануне сотрудник написал заявление на имя своего непосредственного начальника о том, что просит предоставить ему время до начала трудового дня или в его конце – даже если это будут четыре с половиной часа – такое отсутствие не будет прогулом.
То есть несмотря на то, что ответ на вопрос, является ли основанием для увольнения прогул работника без уважительных причин, утвердительный, не всякое отсутствие на рабочем месте будет являться прогулом.
Также прогулом не будет считаться отсутствие работника в течение всего рабочего дня, если позже выяснится, что он, например, ожидал дома ремонтную бригаду, потому что в квартире прорвало трубы. И конечно же, не могут считаться прогулянными дни, проведенные в календарном отпуске или на больничном.
Это один из самых шатких моментов трудового законодательства – нет четкого определения уважительных причин, принимать решение об убедительности должен сам работодатель. Поэтому необходимо помнить о возможности судебного разбирательства и тщательно взвешивать свои действия.
Приказ об увольнении работника за прогул
Приказ о расторжении трудовых отношений на основании шестого пункта 81 статьи Трудового кодекса составляется на основе типовой формы Т-8. В нем обязательно должна быть ссылка на статью кодекса, а также на акты, подтверждающие проступок работника. Сами акты – или их копии – должны прилагаться к приказу.
Уволенный сотрудник должен расписаться под документом, свидетельствуя о том, что он с ним ознакомлен. Если он отказывается подписывать или все так же не является на предприятие, приказ об увольнении отправляется ему на дом письмом с описью.
Нужно запомнить, что с момента прогула до выпуска приказа должно пройти как минимум два дня – срок, необходимый для того, чтобы сотрудник предоставил пояснения. Также не стоит затягивать, если вы намерены уволить работника за прогулы, поскольку срок наказания за проступок не может превышать месяц. После истечения полугода проступок считается практически и не происходившим. То есть если ваш нерадивый служащий без всяких оснований не явился на рабочее место третьего мая, а приказ о его увольнении вы решили издать в августе, такое расторжение трудового договора на основании прогула однозначно будет признано незаконным.
В последний рабочий день начальник должен совершить с работником, по какой бы причине того не увольняли, окончательный расчет. Это означает, выдать ему необходимые документы:
- трудовую книжку;
- копию приказа об увольнении, на которой сотрудник должен расписаться;
- справку о средней заработной плате.
Если служащему потребуются еще какие-нибудь документы, например, справка о квалификации, и это не противоречит политике компании, работодатель обязан будет их выдать.
Также служащий должен получить:
- всю причитающуюся ему на данный момент заработную плату вместе с премиями, коэффициентами, надбавками и прочими дополнениями, принятыми в организации – наказывать за проступок рублем, как вы помните, незаконно;
- компенсацию за неиспользованные дни календарного отпуска.
Разумеется, выходное пособие сотруднику, уволенному за прогулы, не полагается.
Если к этому дню служащий все так же не появляется на работе, ему необходимо направить письмо или телеграмму о необходимости забрать документы.
Когда работника могут уволить за прогул?
Статья 81 Трудового кодекса содержит причины, по которым можно расторгнуть трудовой договор с сотрудником, не спрашивая его желания. Одним из таких оснований выступает прогул — то есть невыход на работу без уважительной причины.
Достаточно однократного отсутствия на работе более 4 часов, чтобы работодатель мог законно уволить сотрудника по своей инициативе. Конечно, если отсутствующий не предъявит уважительное объяснение с причинами своей неявки на рабочее место.
Если прогул зафиксирован и подтвержден, то можно оформлять приказ об увольнении и проводить расчет с увольняемым.
Заявление сотрудника в данном случае не требуется. Распоряжение составляется на основании табеля с отметкой о прогуле, акта об отсутствии на работе, докладной записки начальника подразделения, где работает прогулявший, а также объяснительной записки самого нарушителя при условии, что тот появился на работе.
Инструкция по заполнению акта о невыходе на работу
Акт имеет стандартную форму с точки зрения делопроизводства и не должен вызвать больших трудностей при заполнении.
- Заголовок пишут по центру верхней строки.
- Чуть ниже указывается населенный пункт, в котором зарегистрирована компания, выписывающая акт, а также датаего составления. Затем вписывается точное время оформления акта (обычно ближе к концу рабочего дня).
Далее в свободной форме нужно зафиксировать факт неявки сотрудника.
- Сначала в эту часть акта вносится фамилия, имя, отчество человека, от лица которого заполняется документ.
- Затем вписываются свидетели (работники любых подразделений) с указанием их должностей, фамилий, имен, отчеств, ставится дата, в которую отмечено отсутствие сотрудника на рабочем месте.
- После этого вносятся сведения, касающиеся отсутствующего: его должность (согласно штатному расписанию), фамилия имя отчество, номер и дата трудового договора, по которому он трудоустроен.
Затем здесь же нужно удостоверить то, что причины невыхода на работу коллегам отсутствующего неизвестны.
- Последняя часть акта включает в себя подписи сотрудников, вошедших в состав комиссии. Они должны быть также проставлены напротив соответствующих должностей с обязательной расшифровкой. Заверять акт печатью необязательно, так как он относится к внутреннему документообороту компании.